Table of Contents

Title Page

© Digi-Book Magyarország Kiadó, 2023

Előszó

Rövid szakmai életrajz

I. fejezet A kongresszusszervezés gyakorlata

II. fejezet Alapfogalmak

III. fejezet Kik rendeznek kongresszusokat és miért?

IV. fejezet Kongresszusok pályázata és elnyerése

V. fejezet A kongresszusi pályázás folyamata

VI. fejezet Teendők elnyert kongresszus esetén

VII. fejezet Kongresszusi marketing

VIII. fejezet Kongresszusok gyakorlati szervezése

IX. fejezet Nyomdai anyagok

X. fejezet Költségvetés készítése, részvételi díj megállapítása

XI. fejezet A kongresszus napja

XII. fejezet Záró gondolatok

Köszönetnyilvánítás

A BORÍTÓT A DIGI-BOOK KIADÓ TERVEZTE

Köves Tamás

KONGRESSZUSSZERVEZÉS
MÁSODIK, JAVÍTOTT KIADÁS

BUDAPEST - BUDAÖRS, 2023

DIGI-BOOK KIADÓ

www.digi-book.hu

ISBN 978-963-559-757-4 EPUB

ISBN 978-963-559-758-1 MOBI

© Digi-Book Magyarország Kiadó, 2023

© Köves Tamás, 2018, 2023

az elektronikus változat a 2018. évi PublicPress és
Digi-Book közös kiadás alapján készült

Minden jog fenntartva!

A kiadó előzetes engedélye nélkül tilos a könyvet
vagy annak bármely részletét bármilyen formában
- elektronikus úton vagy más módon -
közölni, reprodukálni.

Az e-kiadás szerzői jogi megjegyzései

Ennek az e-könyvnek a felhasználási joga kizárólag az Ön személyes használatára terjed ki. Ezt az e-könyvet nem lehet ismételt értékesítésre továbbadni, sem továbbértékesíteni; nem lehet többszörözni és tilos más személynek továbbadni! Ha szeretné ezt az e-könyvet más személyekkel is megosztani, kérjük, hogy minden további személy számára vásároljon újabb példányokat. Ha Ön úgy olvassa ezt az e-könyvet, hogy azt nem vásárolta meg, vagy nem az Ön személyes használatára lett megvásárolva, úgy kérjük, hogy küldje azt vissza a http://www.digi-book.hu címre és vásárolja meg ott saját példányát. Köszönjük, hogy tiszteletben tartja ennek a szerzőnek és kiadónak a fáradságos munkáját.

Előszó

Fiatal koromban - ami a 60-as 70-es évekre esett - két szakkönyv volt rám meghatározó hatással. Szexuális életem kialakulásában nagy szerepet játszott Dr. Fritz Kahn: A szerelem iskolája című könyve, valamint Alexandra nevű gyermekem születésekor és első éveiben pedig Benjamin Spock: Csecsemő-gondozás műve. Ezek a könyvek ténylegesen gyakorlati könyvek voltak, mert amikor valamivel elakadtam, akkor segítettek.

A 90-es évek elején, amikor először felmerült, hogy írjak a kongresszusszervezésről, rögtön beugrott a két könyv élménye, hogy én is úgy szeretném megírni a könyvet, mint ami a lényege volt azoknak a könyveknek, vagyis ahogy Fritz Kahn írta a könyvét, a „kottából dugunk” elmélettel. Amelyben minden lépés pontosan le van írva, csak követni kell az író tanácsait.

Nem tudom ebben a kötetben mennyire sikerült ezt az elképzelést megvalósítani, de meg volt rá a szándék. A kongresszusszervezés gyakorlata nagyságrendekkel nehezebb folyamat, mint bármelyik más rendezvényszervezés. Iszonyatosan gyorsan változik a technikája és borzalmasan bonyolult összefüggések folyamata.

30 éve nem értem, hogy miért nem találtam Amerikában vagy Angliában ebben a témában gyakorlati könyvet. Most már tudom. Mert megírhatatlan olyan elvárással, hogy minden lépése aktuális is legyen a megjelenés pillanatában. Így arra kérem az olvasót, hogy úgy olvassa ezt a könyvet, mint aki egy történelmi könyvet olvas, ami akkor és ott történt az adott pillanatban és nem gondolkozunk azon, hogy ma vagy holnap hogyan történne.

Még egy lényeges kérdés. Ez a könyv nem tudományos könyv. Ennek a tartalmán lehet vitatkozni, de nem érdemes. A könyvben leírt gondolatok és kongresszusszervezési tapasztalatok nem egy több száz éven át kialakult tudomány megállapításai, hanem egyes egyedül az én fejemből, az én 30 éves tapasztalatomból származik. Még ezer módja van egy kongresszus megszervezésének, már vannak sokkal modernebb egyszerűbb módszerek. Ebben, amit én ebben a könyvben leírtam egyetlen dolog biztos. Működik! Legalábbis abban a több mint száz esetben, amikor én konferenciát és kongresszust szerveztem, működött.

Köves Tamás

Rövid szakmai életrajz

Az egri Eszterházy Károly Főiskola (akkor Ho Si Minh Tanárképző Főiskola) népművelés-pedagógia szakán szereztem diplomát, okleveles népművelő és pedagógia szakos tanárként.

Dolgoztam a Magyar Filmgyártó Vállalatnál (ismertebb nevén a MAFILM-nél), mint világosító, mikrofonos, és közművelődési vezető. Utána a Művészeti Szakszervezetek Szövetsége következett, ahol megismerkedtem a zenei világgal.

1984-ben a Budapest Kongresszusi Központ rendezvény-igazgatója és művészeti vezetője lettem. Így kerültem közelebbi kapcsolatba a turizmussal és ismerkedtem meg a nemzetközi kongresszusszervezéssel.

23 év következett a Meeting Budapest Rendezvényszervező Kft-ben, amelynek tulajdonos ügyvezető igazgatója voltam nyugdíjba vonulásomig.

A 40 év alatt több mint 2.500 rendezvény szervezése - ebből több mint 100 nemzetközi konferencia és kongresszus, valamint több mint 500 művészeti esemény „világra segítése” - fűződik a nevemhez.

Tanári munkámat 1997-ben a Veszprémi Egyetemen kezdtem, és azóta folyamatosan tanítok a mai nevén Budapesti Metropolitan Egyetemen (leánykori nevén: Budapesti Kommunikációs Főiskola) valamint a Kőbányai Zenei Stúdióban. Hosszú éveken keresztül tanítottam az EDUTUS Főiskolán, ahol az első igazi Rendezvényszervezés szakirány elindítása is az én nevemhez fűződött.

Alapító tagja és 8 évig az elnöke is voltam a Magyarországi Rendezvényszervezők Szövetségének.

Rendezvényszervezői tevékenységemért megkaptam a PRO TURISMO és a MARESZ díjat, valamint az ÉV RENDEZVÉNY-SZERVEZŐJE kitüntető címet.

Tanári munkám elismeréseként elnyertem a „Címzetes főiskolai docens” címet és a hallgatók szavazata alapján az ÉV OKTATÓJA (2014, 2016) lettem.

I. fejezet
A kongresszusszervezés gyakorlata

Bevezetés

Szakmai könyvek íróinak bevált módszere, hogy amíg nem árasztják el őket az okos gondolatok, addig azzal töltik idejüket, hogy próbálják magyarázni, miért nem jut eszükbe egyetlen okos gondolat sem. Teszik mindezt addig, míg végre mégiscsak eszükbe jut valami okosság. Természetesen én sem szeretnék szakítani ezzel a jól bevált hagyománnyal, ráadásul én tényleg hónapok óta „kotlok” azon, hogy könyvem témáját, hogyan lehetne feldolgozni úgy, hogy az a kiadás napján ne legyen elavult.

2017. június 1-je, délelőtt tíz óra egy történelmi dátum az életemben: hat havi hezitálás után (a könyvem első kötetének befejezése után) nekilátok a második kötetnek, ami a kongresszusszervezés témakörében nyújtana némi ismeretanyagot.

Úgy érzem, magyarázatot kell adnom arról, hogy miért is kellett közel egy év ahhoz, hogy elérkezzem a fent említett pillanathoz, melyben ismét „klaviatúrát ragadtam” és írni kezdtem. A Rendezvényszervezés ABC-je első kötete a művészeti és a céges rendezvények szervezéséről szólt, az azóta hozzám érkező hírek alapján nem is olyan rossz minőségben. Sok évtizedes tudásanyag és tapasztalat birtokában sikerült valamit átadni a rendezvényszervezés metodikájából. A rendezvényszervezést is lehet másképpen csinálni, de a rengeteg - végül sikeres - rendezvény melyeket pályám során megrendeztem szolgált alapul ahhoz, hogy megírhassam, milyen forgatókönyv szerint lehet jól működő rendezvényeket szervezni.

Valami hasonlóra törekednék ebben a második kötetben is, és továbbra is csak szakmai kérdésekkel foglalkozom. Itt szeretném tisztázni, hogy ennek a könyvnek nem célja tudományos alapművé válni, amit én itt leírok nem a „bölcsek kövének” igazsága. Ebben a könyvben harminc év tapasztalatát írom le, amelyet több mint száz nemzetközi konferencia és kongresszus szervezése közben szereztem.

Abban a harminc évben, míg kongresszusokat szerveztem legalább három jelentős szervezés módszertani változás is történt, mely alapjaiban változtatta meg a kongresszusszervezés addig bevált gyakorlatát. Időközben eltelt majd’ három év úgy, hogy nem gyakorlom a szakmát napi szinten, de tudom, hogy ez idő alatt ismét komoly változások történtek. A kongresszusszervezés egy olyan szakma, mely szinte napról napra változik, s én az elmúlt egy évben azon töprengtem, hogyan tudnám a jelenségen felülemelkedve időtálló információkhoz juttatni olvasóimat. Sokáig úgy éreztem, hogy nincs arra mód, hogy egy ilyen gyorsan változó szakmát úgy örökítsek meg könyvben, hogy az abban leírtak ne legyenek eleve elavultak addigra, mire az olvasókhoz jutnak. Azután lassan rájöttem, hogy pillanatképeket lehet csak a kongresszusszervezés folyamatában rögzíteni, tudva azt, hogy a technikai fejlődés és az emberi agy leleménye azt a pillanatot a következőben már meghaladja. Arra próbálok vállalkozni, hogy ezeket a pillanatképeket megrajzoljam, miközben arra is felhívom mindenki figyelmét, hogy ezek mellett még milyen fejlesztések és változások várhatóak a szakmában.

Adódik viszont olyan terület is ebben a szakmában, amit biztonsággal be tudok mutatni: ez pedig a szakma múltja, vagyis, hogy hogyan kezdődött Magyarországon a komolyabb kongresszusszervezés?

Mint ahogy arról is lehet írni, hogy hogyan került be 1988-ra Budapest a világ húsz legjobb és legtöbb nemzetközi szövetségi kongresszust szervező városa közé, s aztán hogyan tudott köztük is maradni a rendszerváltást követő tíz évben. Még arról is lehetne írni, hogy egy idő után végül is miért hullott ki ebből az „illusztris társaságból”, de ez már nem is kongresszusszervezési gyakorlat körébe tartozó kérdés volna, hanem turizmuspolitikai, amivel viszont ebben a könyvben én nem kívánok foglalkozni. Azért sem, mert bízom benne, hogy a könyv tartalma sokkal tovább lesz aktuális, mint a politikusok által ezen a területen elkövetett szarvashibák. És bevallom, reménykedem is abban, hogy a könyv megjelenésére, vagy egy kicsivel később megszületik Magyarországon az a politikai erő, aki kormányra kerülve rádöbben majd, hogy a turizmusban milyen fantasztikus gazdasági erő rejlik, ha a területet hozzáértők és nem dilettánsok irányítják.

Akár a rendezvényszervezésnek, úgy a kongresszusszervezésnek is módszere van. Amit én leírok, az én módszerem, ami nálam működött. Nem használok a könyv írása közben idegen forrásokat, nem fogom nagyon okos emberek nagyon okos mondatait idézni, csak abban az esetben, ha azok alátámasztanak valamit, amit én is hiszek. Ilyenkor természetesen megemlítem, hogy kitől hallottam, vagy olvastam az idézett bölcsességet.

Ha néhol sikerül olyan segítséget találnom, aki adott témában sokkal okosabbakat írt vagy mondott, mint én, és általa egyszerűbb valamit megmagyaráznom, ott azt az információt az alkotó nevével jelenítem meg.

Ennyit hát az amiatti bocsánatkérésekről, hogy miért lesz olyan ez a könyv, mint amilyen lesz. Bízom benne, hogy a sok kétségem és a technikai lehetőségek fejlődése ellenére minden időben használható ismeretanyagot tartalmaz majd, egy nagyon izgalmas szakma, a kongresszusszervezés, életéről és gyakorlatáról.

Kérem a kedves olvasót, hogy gondoljon csak bele, hogy az eltelt 30 évben - ami mindösszesen egyharmad emberöltőnyi időszak - milyen technikai változáson ment keresztül a világ, s mindez a változás bizony a kongresszusszervezésre is hatással volt. Magyarázatként és a gondjaim megosztásaként, hadd vázoljak ezzel kapcsolatban egy példát a saját életemből.

1984-ben lettem a Budapest Kongresszusi Központ (BKK) Rendezvényigazgatója és 1985 őszén kaptam meg a (akkor még púpként) a BKK Kongresszusi Irodájának (PCO-jának) az irányítását is. Későbbiekben még nagyon sok példát mesélek majd ennek az időszaknak az áldásairól és átkairól, most azonban maradjunk a technikai fejlődés témájánál.

1984-ben a turizmus és a rendezvényszervezés területén a legmodernebb távközlési technika a telex volt. A telex a II. világháború nagy vívmánya, másik nevén géptávíró. Ez a berendezés egy lyukszalaggal működő írógép volt, ami a legépelt szöveget lyukszalaggá alakította, majd ezt egy speciális telefonvonalon továbbította, majd a fogadó állomáson a folyamat megfordult: azaz a lyukszalagot a telex gép visszaalakította gépelt szöveggé. A telexszel viszonylag gyorsan lehetett levelezni külföldre, akár a tengerentúlra is. Ez a szakmánkban évtizedekig a leggyorsabb kommunikációs eszköz volt. (Jellemző a technikai fejlődés gyorsaságára, hogy a mai egyetemi hallgatók /20-25 éves korosztály/ egyáltalán nem ismeri, sőt még csak nem is hallott erről az eszközről).

1988-ban Ausztráliában jártam a Pszichológus Világkongresszus pályázata kapcsán, és akkor a kinn élő unokatestvérem irodájában találkoztam először életemben a faxnak nevezhető „csoda” eszközzel. Az unokatestvérem ékszerekkel foglalkozott. Amikor az irodájában időztem, telefonált egy japán vevője, hogy a feleségének vett Ausztráliában egy fülbevalót, aminek a felét az asszony elvesztette, és szeretne újra egy ugyanolyan fülbevalót vásárolni neki. Magamban teljesen hülyének tituláltam a japánt, hogy mégis miből gondolja, hogy az unokatestvérem látatlanban is tudja, hogy melyik fülbevalóról van szó, mikor kb. 20.000 különböző modell volt náluk készleten. Ám egyszer csak a beszélgetés egyik pillanatában zörögni kezdett egy gép az íróasztalon, és egy nyomtatott papíron megjelent az eltűnt fülbevaló képe. Ez volt a fax.

A faxgép annyira lenyűgözött, hogy hazaérkezve azonnal megkezdtem annak a szervezését, hogy a BKK-nak is legyen egy faxa. És lám, ez a fantasztikus technikai csoda még tíz évet sem élt meg, mert megjelentek a komputerek a beléjük épített fax modemekkel, majd az e-mailek térhódításával a faxok teljesen elvesztették a jelentőségüket. A mai fiatalok már ezt sem ismerik.

Ezek a példának hozott technikai változások hatással voltak a kongresszusszervezés gyakorlatára is.

Az internet megjelenésével a regisztráció folyamata teljesen más lett, az online fizetési megoldások pedig a kongresszusok gazdasági ügyintézését változtatták meg alapjaiban. A kongresszusi előadások beérkezése (Call for Papers), vagy a teljes előadások kiadványának elkészítése (Proceedings), sőt még az olyan kritikus helyzetek kezelése, mint mondjuk egy előadó váratlan megbetegedése esetén egy skype – előadás megszervezése – mind-mind komoly változásokat hoztak a kongresszusszervezés gyakorlatában.

Amikor én ennek a könyvnek a megírását elképzeltem (idestova 20 éve) még nem kellett szembesülni ezekkel a változásokkal: akkoriban viszonylag könnyen végig követhető volt a kongresszusszervezés folyamata. Megvoltak a szervezés során követendő, szokásos lépések, azoknak a nyilvántartása, és mindez rendkívül jól átláthatóan működött. Most azonban már semmi nem úgy működik, ahogyan az régen működött, s habár a folyamat jelenleg is átlátható, de a technikai fejlődéssel együtt, állandóan változóvá lett.

II. fejezet
Alapfogalmak

Mielőtt belekezdenék a kongresszusszervezés gyakorlati lépéseinek ismertetésébe, definiálni kell néhány alapfogalmat, melyek ismerete nélkül, a gyakorlat sem érthető. Az alapfogalmak tisztázásra olyan gyakorlati magyarázatokat adok, amiket az elmúlt évtizedekben a kongresszusszervezés tanítása során használtam, és nem valamiféle tudományos vagy elvont fogalom-meghatározásokat.

Fontos még egy kérdést tisztáznunk: ez pedig a statisztikák használata. Ha én egy nagyon tudományos könyvet szeretnék írni a kongresszusok világáról, akkor nagyon sok statisztikai adatot (UIA,[1] ICCA,[2] UN WTO adatot) kellene használnom. Nem azért nem használom ezeket, mert nagyon nehéz és bonyolult ezekhez hozzájutni, hanem mert a kongresszusszervezés gyakorlatának megértéséhez nem a pontos számok ismerete kell, hanem a tendenciák meglátása. Ha majd valaki, konkrét feladatra vállalkozik, akkor könnyedén utána tud nézni az aktuális számoknak. A másik oka statisztikák mellőzésnek, a már többször említett változékonyság, amelyek miatt hamar idejétmúlttá válnak ezek az információk. Példának okáért, most leírhatnám, hogy 2017. június 1-én közel 70 000 nemzetközi szervezet létezik a világon, de valószínűsíthető, hogy már azon a napon is bejegyeztek további 2-3 új, nemzetközi szervezetet. Az adatok gyors változására tökéletes például szolgálhat az a tény, hogy míg 1989-ben 27.145 nemzetközi szervezet működött a világon, addig 2000-ben ez a szám 51.444-re, míg 2013-ban 65.548-ra emelkedett. (Ezek az UIA adatok). Látható, hogy tíz év alatt majdnem megduplázódott, és huszonöt év alatt majdnem megháromszorozódott a világon működő nemzetközi szervezetek száma. Ez a folyton változó szám egyetlen esetben lehet fontos; amikor a kongresszusi piacot akarjuk jellemezni, hiszen a nemzetközi szervezetek száma adja a szövetségi kongresszusok tényleges és potenciális piacát.

A kongresszusi piacot hagyományosan két részre bontjuk. Az egyik a szövetségi a másik a corporate kongresszusi piac.

A szövetségi kongresszusi piac szereplői azok a politikai, tudományos, kereskedelmi, szakmai, nemzetközi szervezetek, akik valamilyen országban, az adott ország törvényeinek megfelelően, bejegyeztették magukat, és a szervezet alapító tagjai elfogadták a szervezet alapszabályát, amelyben minden lényeges működési kérdést szabályoztak. Ebben az alapszabályban van lehetőség a szervezet hivatalos nyelvének, ülésezési rendjének, szervezeti felépítésének stb. meghatározására.

Általában az alapszabály ad választ a közgyűlés, vagy kongresszus összehívásának módjára, a helyszín kiválasztásának elveire, és a döntések mechanizmusára is.

A szövetségi kongresszusi piac (2017-ben) körülbelül 70.000 tagot számlál, és ezzel a kongresszusi piac jelentősebb részét teszi ki. Természetesen ebben a 70.000 nemzetközi szervezetben akadnak nem teljesen normálisan, vagy egyáltalán nem működő szervezetek is, esetleg olyanok, akik csak lobbi-szervezetként jöttek létre, és nagyon sok olyan szervezet is szerepel köztük, akik egy már meglévő szervezet ellen, ahhoz hasonló céllal, konkurenciaképpen jöttek létre. A tapasztalat azt mutatja, hogy megfelelően működő, nemzetközi szervezetek száma a mindenkori szervezetek összességének a 60-70%-a csupán. A jelenleg működő szervezetek közül, mintegy 6.500-ban vannak magyar tagok. Ebből a 6.500 szervezetből kb. 4.500 szervezet magyar tagjai lehetnének azok, akik a magyarországi kongresszusi piacot fellendíthetnék, ha a terület mind infrastrukturálisan, mind pedig gazdaságilag működne hazánkban. A piac fellendülésének egyébként nagy segítője volt a 2000-es években a Magyar Turizmus Zrt.-nél működő Kongresszusi Nagyköveti Program, amely mára már, lassú halállal ugyan, de kiszenvedett. A program lényege az volt, hogy a Magyarországon működő tudományos-szakmai szervezetek pályázhattak nemzetközi konferencia vagy kongresszus elnyeréséért, és ennek bizonyos költségeit (3 millió forintos határig) pályázati úton a Magyar Turizmus Zrt. fedezte.

A másik részét a kongresszusi piacnak a corporate konferenciák adják: ezek száma felbecsülhetetlen, hiszen ezek olyan céges konferenciák, amelyeket akár a szervező cég a saját székházában is lebonyolíthat, illetve a konferenciateremmel rendelkező szállodák egyikében szerveznek meg a vállalatok. Ezekről a konferencia típusú céges rendezvényekről nagyon sok információ megtalálható a Rendezvényszervezés ABC-je című könyv első kötetében.

Ebben a kötetben csak a szövetségi típusú konferenciák és kongresszusok szervezésének folyamatával foglalkozom.

Mielőtt elkezdem a fogalmak magyarázatát, fontos tisztázni egy alapvető kérdést, ami sajnos általában nem világos sem a közvélemény, sem pedig a szakma bizonyos képviselői előtt. A kongresszus és a konferencia szavakat nagyon sokan szinonimaként (azonos jelentésű szóként) kezelik, felváltva használva a kongresszusi turizmus és a konferencia turizmus kifejezéseket. Pedig ennek a két szónak a jelentése nem azonos.

Vizsgáljuk meg a két fogalmat és kiderül a különbség.

(Megjegyzés: a most következő fogalmat a gyakorlat alapján én alkottam, néhány szakmai elődöm meghatározásait is figyelembe véve.)

Szerintem a kongresszus olyan rendezvény:

i.) amikor egy adott helyre, nagyszámú (minimum 50 fő) résztvevő érkezik, akik számára a részvételi jog semmilyen módon nincs korlátozva;

ii.) amely szigorúan az előre kiadott napirend szerint végzi a munkáját és az eredményéről széles körben beszámol;

iii.) amelynek kiszolgálására egy teljesen kiépített és tökéletesen működő turizmusra, és ahhoz kapcsolódó infrastruktúrára van szükség.

Ellenben véleményem szerint a konferencia:

a.) általában előre meghatározott napirend és program szerint zajlik;

b.) problémamegoldó ülés, ahol a hallgatóság kérdezhet, reagálhat;

c.) szervezésében és lebonyolításában nem különbözik a kongresszustól.

(Ebben a konferencia fogalomban részben benne van Dr. Faragó Hilda hasonló fogalom-meghatározása is. Az azonban lassan már megfejthetetlennek tűnik, hogy melyik fogalom meghatározásában ki és mit tarthat a magáénak, pusztán abból kifolyólag, hogy oktatói pályánk azonos időben és egymással párhuzamosan zajlott az elmúlt 30 évben.)

Egyszóval szerintem a kongresszus egyirányú kommunikáció, ahol nincs lehetőség az eszmecserére, mivel az meghatározott sorrendben zajló előadások sorozata, eközben a konferencia kicsit kötetlenebb, ahol lehetőség van a kérdésekre és megjegyzésekre.

Az vitathatatlan, hogy gyakorlati szervezés kérdésében nincs különbség a két rendezvény típus között, pontosan ugyanaz a típusú rendezvényszervezési feladat mind a kettő. Ezért a könyv gyakorlati részében folyamatosan kongresszusról és kongresszusi turizmusról fogok beszélni, de egyben ez azt is jelenti, hogy minden pontosan ugyanúgy vonatkozik egy konferencia szervezésére is.

A későbbi kongresszusszervezési kérdések tökéletes megértéséhez, most még tisztáznunk kell néhány szakmai fogalmat, hogy azután már biztosan „egy nyelvet beszéljünk”. (A sorrend a visszakeresést segítve szigorú ABC sorrend lesz, és nem jelez összetartozást a fogalmak között.)

Berendezési formák:

Iskolapados (School style): Általában 120x40-es asztal mögött 2 szék.

Színházi (Theatre style): Széksoros berendezés.

Kerekasztal (Round table): Nagy kör asztal, vagy szögletes asztalokból zárt négyzet alakú berendezés, ahol a szárak teljesen egyenlők. Főleg olyan helyen alkalmazzák, ahol fontos annak a hangsúlyozása, hogy az asztal körül ülők egyenrangúak.

U forma (U-shape): Asztalos berendezési forma, ahol ülhetnek az U szárának mind a két oldalán is. Általában az elnökség van az U alsó felén.

E forma (E-shape): Más néven fésűs elrendezés. A főasztalra csatlakozik valahány szár, és a szárak mindkét oldalán lehet ülni. Ez a típusú berendezés gálavacsoránál és az esküvői asztal elrendezésénél praktikus.

Diavetítő (Slide Projector):

Diaképek vetítésére alkalmas szerkezet, amely a XX. században a kongresszusi technika alapja volt, mert jórészt ezeken vetítették az előadások diaképeit. Európában általában KODAK Carousel típust használták. Ennek a technikának a lényege, hogy a diaképeket képkeretbe (műanyag, vagy papír keretbe) tették és az helyezték el a diatárba, amiből a diavetítő vetítette a képeket. Ezeket a tárakat kellett az előadónak a kongresszusi előadása előtt elkészítenie. Sorrendbe be kellett helyezni a diatárba, és diánként lepróbálni. Minderre egy külön technikai helyiségre volt szükség, amit Slide Check Room-nak neveztek.

Előadás típusok:

Központi előadás (Plenary Session): Az összes kongresszusi részt-vevővel megtartott ülés, ahol általában a kongresszus témájának legáltalánosabb, legizgalmasabb, legnagyobb érdeklődésre számot tartó előadásai hangzanak el, a szakma ismert és népszerű képviselőitől.

Szekció előadás (Section Lecture): Speciális érdeklődésre számot tartó, szűkebb témával foglalkozó ülés. Ezek a kongresszusokon akár párhuzamosan egymással egy időben zajlanak. Ezeket hívjuk párhuzamos szekció előadásoknak (Paralel Session). Annak eldöntéséhez, hogy résztvevő a párhuzamosan zajló előadások közül melyiket hallgassa meg, szükséges az ún. Abstract kötet (kivonatok gyűjteménye), amelyben az összes - a kongresszuson elhangzó - előadás megtalálható, általában 350 szóban összefoglalva. Manapság azért sem gond a párhuzamos szekciók rendezése, mert a résztvevők már a regisztrációnál megkapják az előadások teljes szövegét (Proceedings), így teremtve lehetőséget arra, hogy a résztvevő a kihagyott előadásokról is maradéktalanul tájékozódhasson.

Poszter előadás (Poster Session): Általában egy 160x120 cm-es táblára írásos formában elkészített, és kitűzött előadás. Kongresszusokon a programban meghatároznak egy konkrét időpontot a Poszter szekció ülésnek, és abban az időben a poszterek készítői ott állnak a táblájuknál, és beszélgetnek a témájukról az érdeklődőkkel. Általában azok jelentkeznek poszter előadásra, akik még nem készültek el teljesen a témájukkal, vagy kutatásukkal, de már szeretnék tesztelni az eddigi eredményeket, illetve azok is ezt az előadás típust választják, akik a kongresszus Tudományos Bizottságának véleménye alapján, témájukkal nem kerültek be a plenáris, vagy a szekció-előadások közé. A poszter előadók előadásai is szerepelnek a proceedingsben, így azok is publikációnak számítanak.

Első értesítő (First Announcement) vagy

Meghívó előadás tartására (Call for Paper):

A kongresszus első nyomdai anyaga. Abban az esetben használjuk a „First Announcement” meghatározást az első értesítő kiadványra, ha az eseményen meghívott előadók (invited speaker) tartanak előadásokat. Az első értesítőt abban az esetben hívjuk Call for Paper-nek, ha a kongresszus előadásainak témái előre meghatározottak, és ezekhez a témákhoz keresnek a szakma, vagy tudományág képviselőiből előadókat. A Call for Paper-ben határozzuk meg az előadásra történő jelentkezéshez szükséges feltételeket is. (Például a témáját és terjedelmét a beküldendő vázlatnak, más néven Abstract-nak.) Az Abstract terjedelmét a Szervező Bizottság, vagy ahol létrehoznak ilyet, ott a Tudományos Bizottság határozza meg. Az Abstract terjedelmét tekintve fontos kritérium, hogy olyan szöveges anyag legyen, melyből eldönthetővé válik a tervezett előadás használhatósága. Egy átlagos Abstract 350-400 szóból - 2 oldalból - áll.

Fórum:

Illetékes személyek részvételével megtartott nyilvános eszmecsere, vita. Lebonyolításában nagy szerepe van a vitaindítóknak és a véleménynyilvánítás szabadságának. A fórum már közelebb áll a politikai tanácskozások világához, ahol az előadó egy véleménycsere és vita részese. A fórum általában egy vitaindítóval kezdődik, és a levezető elnök vezényli a beszélgetést. Nagyon fontos, hogy a levezető elnök a véleménynyilvánítás szabadságát is biztosítsa.

Galambdúc (Pigeon hole):

A résztvevőkkel való kapcsolattartás egyik módszere, főleg abban az esetben, ha a résztvevők nem egyéni résztvevők, hanem országokat képviselő küldöttek. A galambdúc ABC betűjellel ellátott rekeszes tároló, melybe a résztvevőknek szánt küldemények kerülnek. Általában politikai rendezvényeken vagy olyan szakmai-tudományos tanácskozásokon található meg, ahol országok delegációi képviseltetik magukat. A galambdúcban minden résztvevő országnak van egy rekesze, ahová a szervezők vagy a többi résztvevő ország képviselői betehetik az országnak szóló anyagaikat, meghívóikat. A galambdúc egyéni résztvevőkkel rendezett kongresszusokon is használható, ám ebben az esetben az ABC betűk a vezetékneveket képviselik. Az eszköz komoly hátránya, hogy ezeknél a nyitott üzeneteknél nem biztosítható a „levéltitok”.

Gála vacsora (Gala Dinner - Congress Banquet):

Általában a konferenciák, kongresszusok záró vacsorája. Egy búcsúvacsora az utolsó nap előtti estén, mely általában ültetett formában zajlik, ahol az étkezési formáknak, és a helyszínnek is komoly jelentőségük van. Nem illik több teremben rendezni, ezért a kongresszus résztvevői létszámához kell „egy légterű” termet keresni.

(A gálavacsora rendezvényszervezési kérdéseit részletesen taglalom a könyv gyakorlati részében.)

Helyszíni regisztráció (On-site Registration):

Azokat a résztvevőket tartja nyilván, akik a kongresszus kezdetekor a helyszínen jelentkeznek a kongresszusra, és a kongresszus kezdetén fizetik meg a részvételi díjat. Előfordulhat, hogy a helyszínen megfizetendő részvételi díj drágább, mint az előzetesen regisztrált résztvevői díj.

Hivatásturizmus (MICE vagy MICE Industry):

Azt a turizmusformát nevezzük hivatásturizmusnak, amelyben a résztvevők a cégük érdekében, munkaidőben, a cég költségére utaznak el valamilyen eseményre a cég képviseletében. A jelenség neve egy angol mozaikszó, amelynek kezdőbetűi adják a MICE kifejezést:

Meeting: Üzleti rendezvények vagy „corporate meetings”

Incentive: Incentive turizmus, ösztönző rendezvények

Conference, Congress: Konferencia, Kongresszusi turizmus

Exhibition (Events): Kapcsolható rendezvénytípusok (például kiállítás, tréningek, céges események, stb.)

A MICE nagyon komoly gazdasági jelentőséggel bír, valamint a fejlődése nagyon jelentős a turizmus egészén belül is.

Írásvetítő (Overhead Projector):

Ma már nem használatos kongresszusi vizuális eszköz, aminél egy fóliára írták a vázlatot, és azt vetítették ki egy falra függesztett vászonra. Ezt a funkciót ma már az komputer és a kivetítő (projektor) látja el.

Jelentkezési lap (Registration Form):

A jelentkezési lap általában a kongresszus második írásos értesítőjének mellékleteként jelenik meg. A jelentkezési lapot kitöltve lehet jelentkezni a kongresszusra, vagy konferenciára. Mivel általában dátum és aláírás is szerepel rajta, amit a PCO visszaigazol, így „kvázi” szerződésként is figyelembe lehet venni.

(A jelentkezési lapra és az arra küldött hivatalos visszaigazolásra a magyar gazdasági rendeletek miatt is szükség van, mivel a részvételi díjak befizetése mellé valamilyen megrendelésnek és visszaigazolásnak kell kerülniük.) A gazdasági rendeleteknek megfelelő nyilvántartást nehezíti, hogy ma már a kongresszusra történő jelentkezésnél az interneten, ún. online jelentkezési lehetőség van, ahol viszont még nem teljesen működőképes az aláírás. (Erről részletesen írok a könyv regisztrációról szóló részében.)

A jelentkezési lapon általában az alábbi tételek szerepelnek:

- a résztvevő (jelentkező) adatai és elérhetőségei (levelezési cím, e-mail címe, telefonszámok),

- kísérő neve,

- részvételi díj kiválasztása (annak megjelölése, hogy mit tartalmaz a részvételi díj),

- kongresszusi szállodafoglalás,

- programokra való jelentkezések (pre és post congress túrák, kísérő programok, társasági programok stb.),

- fizetési és lemondási feltételek. Ahol nincs online fizetési lehetőség, mely során egy bankkal kapcsol össze az online regisztrációs oldal, ott lehetséges az úgynevezett „mail-order”-es kártyás fizetés is, amihez meg kell adni a credit kártya alapadatait.

- aláírás és dátum.

Kerekasztal (Round table):

Meghívott szakértők közreműködésével (vagy egyenrangú felek által), meghatározott kérdésekről a nyilvánosság előtt folytatott beszélgetés. A beszélgetés vezetője csak a technikai teendőket látja el (szót ad, vagy korlátoz). A hozzászólások informálisak és protokoll-mentesek. Csak kis létszám esetén működik. A kerekasztal jelképezi, hogy a felek egyenrangúak, a beszélgetés vezetője csak vezeti a beszélgetést, de véleményt nem nyilvánít az elhangzottakról. (Winston Churchill-nek van egy ide vonatkozó, híressé vált mondata: „Mindegy, hogy az asztal milyen formájú, az elnökség ott van, ahol én ülök.”)

Kirándulások (Elő és Utó Túrák) (Pre és Post Congress Tour):

A nagy világkongresszusok esetében a távoli földrészekről érkező vendégek nemcsak a kongresszus 4-5 napján tartózkodnak az eseménynek otthont adó országban, hanem általában előbb érkeznek 1-2 nappal (az akklimatizálódás miatt is), és 2-3 napot maradnak szabadidős turistaként az adott városban, országban.

Az ezekre az időpontokra szervezett utazásokat - kirándulásokat nevezzük Pre és Post Congress Tour-nak, vagyis előzetes vagy utólagos kirándulásoknak. Általában az elő utazások 2 naposak, míg az utólagos utazások 2-3 napig tartanak, és az adott ország meghatározó turisztikai helyeire viszik a látogatókat. Magyarországon az elő-, és utótúrák szokásos úti céljai a Hortobágy és Debrecen környéke, a Balaton és környéke, Sopron és Kőszeg környéke, valamint Pécs, vagy Szeged és környéke. Ezek a programok jórészt azonosak az utazási irodák által meghirdetett utakkal, de komoly előnyt jelenthet, ha a kongresszus témájához szakmailag is tud kapcsolódni a program.

Kivetítő (Projector):

A mai kor kongresszusi, audiovizuális technikájának legfontosabb része. Laptoppal vagy személyi számítógéppel összekapcsolva ezen történik az előadások anyagainak bemutatása. Az eszköz segítségével lehetőség van az interneten elérhető anyagok bemutatására is, vagy webkamerával skype-on távoli előadókat, vagy tudományos műhelyeket lehet bekapcsolni a programba. Ma már gyakran az előadó képének kivetítésére is használjuk a projektort. Egy nagy kongresszusi teremben ugyanis a hosszú előadásoknál nagyon fárasztó egy távoli kis pontot (az előadót) nézni, így egy kamera segítségével egy közeli képet lehet mutatni az előadóról, láthatóvá téve annak mimikáját, mely segíti a hallgatóságot a szövegértésben. A kivetítő használatáról és fajtáiról a könyv technikai részében sok szó esik.

Kongresszusi önkiszolgáló ebéd (Quick Lunch):

A nemzetközi kongresszusok esetében nemzetközi szabály, hogy az ebédet másfél óra leforgása alatt meg kell tudni oldani. Ez a szabály ugyanúgy igaz a 100 fős kongresszusra, mint a 10.000 résztvevőt számlálóra. Ezért az egyik leggyakrabban használt étkezési forma a kongresszusok és konferenciák esetében a quick lunch. A quick lunch önkiszolgáló rendszerben megszervezett, általában 3 fogásos (menüs) ebéd, amikor a vendég tálcára teszi az általa kiválasztott, de szakács által tálalt ételeket, egy levest (3 kínálatból), egy főételt (3-4 kínálatból) és a desszertet (2-3 kínálatból). Jobb helyeken „display-en” (bemutató tányéron) vannak a választható ételek, így a vendég láthatja, hogy mit szeretne enni. Manapság az egyre sűrűbben előforduló, sokféle étel-allergia miatt, sokszor az összetevőket is kiírják az éltelek mellé. A quick lunch során a vendég maga viszi a kiválasztott ételt a tálcáján az asztalhoz. A pincéreknek csak a leszedés a feladatuk. A kongresszusi ebéd lehet még büféasztalos, vagy normál, ültetett ebéd is, pincér által szervírozva.

Kongresszus elnöke vagy Szervező Bizottság elnöke

(President of the Organizing Committee):

A Kongresszus elnöke és a Szervező Bizottság elnöke általában ugyanaz a személy, aki vezeti a kongresszus megszervezését, majd a lebonyolítását is. Általában egybe szokott esni ez a funkció a kongresszust szervező szervezet elnöki funkciójával. Ő vezeti a Szervező Bizottsági üléseket, döntéseket hoz bizonyos kérdésekben. Ez a személy a szakmájában elismert ember lehet csak. Nagyon sok esetben ezért a funkcióért nem jár díjazás, társadalmi munkában végzik. Nem szabad ezt a funkciót összekeverni a

Kongresszust Levezető Elnök (Chairman) személyével, aki a szakma jeles képviselője. Ők azok a személyek, akik a kongresszusi plenáris vagy szekció üléseit vezetik. Ők mutatják be az előadókat, foglalják össze néhány szóban az előadások lényegét, és ahol erre lehetőség van, a levezető elnök ad engedélyt a kérdésekre és hozzászólásokra.

Kongresszusi előadások gyűjteménye (Proceedings):

A kongresszuson az összes előadásnak a teljes szövegét nyomtatott formában, vagy CD-ROM-on, vagy pen drive-on a regisztrációnál átadják a résztvevőknek. Így a résztvevő, ha valamelyik előadást nem tudja meghallgatni azt a proceedings-ben el tudja olvasni. A tudományos életben igen nagy értékük van ezeknek a Proceedings-ben megjelenő előadásoknak, mert a nemzetközi kongresszusok előadás-gyűjteményében szereplő anyagok nemzetközi publikációnak számítanak. A tudományos életben ugyanis a címekhez, vagy például a doktori (PHD) fokozat eléréséhez, meghatározott számú nemzetközi publikációra van szükség.

Kongresszus (Congress – Convention):

A kongresszus olyan rendezvény, amelyre egy adott helyre, nagyszámú (minimum 50 fő) résztvevő érkezik, akik számára a részvételi jog semmilyen módon nincs korlátozva. A kongresszus szigorúan az előre kiadott napirend szerint végzi a munkáját és az eredményéről széles körben beszámol. A kongresszus kiszolgálására egy teljesen kiépített és tökéletesen működő turizmusra és ahhoz kapcsolódó infrastruktúrára van szükség.

Ez a fogalommeghatározás Köves Tamás szintetizáló munkájának eredménye és az 1990-es években született. A fogalom meghatározásához a szerző felhasznált pár addig már részletekben megfogalmazott - fogalom darabokat, mint pl. Alkjaer dán professzor meghatározását, miszerint a kongresszus „Önálló egység, amely csak szigorúan a napirend munkáinak elvégzésére korlátozódik.” Ugyancsak tőle származik a gondolat, hogy a „A kongresszus eredményeit széles körben terjesztik.” A ’70-es évek végén, a ’80-as évek elején az IBUSZ Utazási Irodának a kongresszusi részlegét vezette Frank Tibor, aki abban az időben a nagyon kezdetleges kongresszusi turizmusunkban talán a legjártasabb szakember volt. Ő is próbálkozott fogalmi meghatározással, de mivel akkoriban a kongresszus a pártkongresszus szinonimája volt, így a meghatározása eléggé egyoldalúra sikeredett. Amit a gondolataiból használni lehetett, az „A részvételi jog nincsen kötve választáshoz vagy képviselethez” megállapítása. Igazán a kongresszust tudományosan - tudomásom szerint - nem definiálta még senki. Mivel a világban igen csekély irodalom létezik ebben a témában, így addig kénytelenek elfogadni az én fogalomalkotásomat, amíg meggyőzőbb és pontosabb nem születik.

Konferencia (Conference)

Előre meghatározott napirend és program szerint zajló, általában problémamegoldó ülés, ahol a hallgatóság kérdezhet, reagálhat. Szervezésében és lebonyolításában nem különbözik a kongresszustól.

Kongresszusszervező vagy Kongresszus Szervező Iroda

(PCO: Professional Congress Organiser):

Kongresszusok és konferenciák (illetve konferencia típusú rendezvények) teljes körű megszervezésére és lebonyolítására specializálódott irodák vagy személyek. A Szervező Bizottság választja ki általában pályázati formában.

(A könyvben részletesen szerepel a feladata és a szerepe a szervezésben.)

Közgyűlés (General Assembly)

Általában a szervezetek, klubok, egyesületek, vagy társaságok legmagasabb szintű általános és formális összejövetele.

Az alapszabályban meghatározott időközönként tartják, napirendjét előre közzéteszik. Az eseményen az elnökség tagjai tartanak beszámolókat, a hallgatóság a döntésre váró kérdésekben véleményt nyilvánít, és azokról szavazással dönt. A közgyűlés egy formális összejövetel, nagyon sok feltétele előre meghatározott a szervezet alapszabályában. Emellett a törvények is rögzítik a feladatait: mind a határozatképesség, mind a részvétel kötött, csak az arra feljogosított személyek vehetnek részt rajta. Közgyűlést tarthatnak szövetségek, és egyéb szervezetek, és a gazdasági társaságok jelentős része is közgyűlésre kötelezett (részvénytársaságok); valamint a társasházak is évente egy rendes közgyűlés megtartására kötelesek a törvény szerint. Mindemellett rendkívüli közgyűléseket is szoktak összehívni a társaságok, amennyiben arra igény merül fel, a társasági szerződés, vagy az alapszabály ezek összehívását és lebonyolítási rendjét is szabályozza.

Második értesítő (Second Announcement) vagy

Előzetes Programfüzet (Preliminary Program)

A kongresszus vagy konferencia második értesítő anyaga, amelyben már megtalálhatóak az előadók nevei és az előadások címei. Második értesítőnek hívjuk, ha meghívott előadók (invited speakers) vannak, és Előzetes Programfüzetnek, ha előállítása előtt ún. „Call for Papers”-t küldtek ki, és a Tudományos Bizottság által elfogadott előadások előadóinak neve és az előadás címe szerepel benne. Ebben az értesítőben van benne a jelentkezési lap (Registration form) is.

Megnyitó (Opening Ceremony)

A kongresszus hivatalos megnyitója, amely gyakran nem az első eseménye a rendezvénynek, mert a hétfői napon kezdődő kongresszusoknál előfordul, hogy a nyitófogadás (welcome reception) vasárnap este van. A hivatalos megnyitó általában ünnepélyes protokoll keretek között zajlik, ahol a kongresszus fővédnöke (az ország politikai, vagy tudományos életének prominens alakja) köszönti a résztvevőket és jó munkát kíván a kongresszushoz. Általában néhány hivatalos beszéden kívül valamilyen ünnepélyes műsorszám is színesítheti a megnyitót. (Komolyzene, tánc vagy valami hazai kuriózum.)

Névkitűző (Badge)

Több funkciója van a kongresszus életében. Használjuk biztonsági céllal, mely szerint a kongresszus védett területére csak az mehet be, aki ezzel a névkitűzővel rendelkezik. Használjuk a résztvevők megismerésére, hiszen a névkitűzőn rajta van a név és az ország, ahonnan a résztvevő érkezett. Azoknál a kongresszusoknál, ahol a résztvevők cégeket képviselnek, ott a cég nevét adják meg az ország helyett. A névkitűző természetesen a résztvevők egymás közötti kommunikációját is segítheti, hiszen az ország nevéből a közös beszélgetéshez használható nyelvre is lehet következtetni. A névkitűzőt a résztvevő akkor kapja meg, amikor kifizette a részvételi díját, így a PCO-nak is fontos eszköze a helyszínen rendezendő részvételi díjak beszedéséhez. Tájékoztató funkciót is lehet adni a névkitűzőnek, oly módon, hogy különböző színű névkitűzőt használunk, amelyhez valamilyen jelzés is társul pl. résztvevők kitűzőjének az alap színe: kék, a kísérőké piros, a sajtó képviselőié zöld, a szervezőké sárga stb. A kitűző ilyen formán már messziről jelzi, hogy tulajdonosa milyen jogon vesz részt a kongresszuson.

Nagyon sokféle formája, mérete és fajtája (normál komputeres, gravírozott, laminált, feltűzhető, nyakba akasztható stb.) létezik.

Nyitófogadás (Welcome Party)

Az első társasági eseménye a kongresszusoknak. A hétfőn kezdődő kongresszusoknál már vasárnap este megtarthatják. A leggyakoribb azonban, hogy a kongresszus első napjának estéjén rendezik. A szabályok és a szokások szerint mindig állófogadásnak kell lennie. Nagyon fontos az egész kongresszus sikere miatt, hogy megfelelő körülményeket és vendéglátást biztosítsunk ehhez az eseményhez, hiszen a nyitófogadás megteremti és megalapozza a kongresszus hangulatát. Azért kell állófogadás-jellegűnek lennie, hogy a résztvevők könnyebben beszélgethessenek egymással, új ismeretségek kötődjenek. A kongresszusszervezők általában azt tartják, hogy a kongresszus sikere eldől a nyitófogadás vörösborán, mert, ha az jó minőségű és elegendő mennyiségű, akkor jó hangulatban indul a kongresszus, és ez megalapozhatja a sikert.[3]

Panel:

Felkért vitapartnerek között (3-4 személy) egy moderátor (vitavezető) vezetésével történő, a közönség aktív részvételével folytatott véleménycsere és nézetütköztetés, melyet előre meghatározott témában tartanak. Lényege, hogy a részt vevők egymással is vitatkoznak, és közönséget is bevonják.

Poszter (Poster):

Általában 120x160 cm nagyságú tábla, amire ki lehet tenni előadásokat, képeket, kutatási eredményeket. (Poszter mérete bármilyen lehet, de az adott eseményen használt poszter paramétereit előre meg kell adni az előadóknak, hogy azok annak megfelelően készítsék el az anyagaikat.)

Poszter előadások (Poster Session):

Akiknek az előadását a plenáris vagy szekcióülésre nem fogadja el a Tudományos Bizottság, azoknak gyakran felajánlja, hogy „Poszter szekcióban” adjanak elő. Ez azt jelenti, hogy az előadó elkészíti írásban az előadását, és azt egy poszter táblára felteszi a kongresszus kezdetekor. A többi résztvevő a szünetekben megnézi, elolvassa ezeket a munkákat, és amikor a második, vagy harmadik napon elérkezik a programban a poszter szekció időpontja, akkor minden előadó oda áll saját poszter táblájához. A poszter szekció ideje alatt a résztvevők körbe járva a teremben, hozzászólhatnak a poszteren kifejtett témákhoz, beszélgetéséket folytatnak a munkájukról a szerzőkkel. Sok esetben eleve poszter szekcióba jelentkezik valaki, mert a kutatási témája még nem jutott abba a fázisba, hogy kötött struktúrában lehessen róla beszélni, de a kutatómunka néhány fázisát már így is be lehet mutatni. A poszter előadás abban az esetben is hasznos, ha szerzője olyan fejlesztéseket indított el, aminek tesztelni akarja a sikerességét. Általában a poszter előadások vázlata is benne van az Abstract kötetben, valamint a teljes anyag megtalálható a Proceedings-ben. Fontos szempont, hogy azáltal, hogy a poszter előadások is benne vannak a Proceedings-ben, így ugyanúgy nemzetközi publikációnak számítanak, mint a szekció előadások.

Regisztráció (Registration)

A kongresszusi/konferencia résztvevők jelentkezésének adminisztrációs folyamata. A második értesítőben van benne a jelentkezési lap (registration form), amit ki kell töltenie a jelentkezőnek. A regisztráció megindulásával egy időben a kongresszus honlapján is megjelenik az online jelentkezési lap.

A jelentkezési lap általában tartalmazza a résztvevő adatait (nevét, munkahelyének nevét, levelezési címét, telefonszámait, e-mail címét), az esetlegesen magával hozandó kísérő nevét, a részvételi díj elfogadásával kapcsolatos döntéseket (határidő előtti, vagy határidő utáni részvételi díjat kíván-e fizetni, diák, vagy kísérő részvételi díjat fizet) valamint az esetleges szállásfoglalással, és a fakultatív programokkal kapcsolatos döntéseket.

A jelentkezési lap tartalmazza még a részvételi díj tartalmát, a fizetési feltételeket, valamint a lemondási feltételeket is.

Az elküldött regisztrációs lapot klasszikus formában aláírással és dátummal is el szokás látni. Ma már az interneten elküldött online jelentkezéseknél ezek az aláírások elmaradnak.

Amikor a PCO megkapja a kitöltött jelentkezési lapot, akkor küld egy visszaigazolást, amit ellenjegyez, így létrejön egy klasszikus megrendelés-visszaigazolás jogviszony.

A regisztrációs folyamat második része, amikor a résztvevő megérkezik a kongresszusra, és a helyszínen találkozik a Regisztrációs pulttal, ahol a PCO átadja számára a kongresszusi részvételéhez szükséges anyagokat. Ilyen anyagok a névkitűző (badge), a számla (invoice), a részvételi igazolás (certification), és a végső program (final program), a résztvevők listája (list of participant), az előadáskivonatok könyve (abstract book), és az előadások anyagát tartalmazó CD-ROM (Proceedings).

A regisztrációnál történik a megrendelt szolgáltatások kifizetése is.

Rendezvényszervezés:

A rendezvényszervezés olyan összetett feladat, amely lehetővé teszi, hogy egy adott helyen és adott időben, zömében egymásnak idegen személyek meghatározott célból találkozzanak. Ennek az eseménynek a kiszolgálására egy kiépített és tökéletesen működő infrastruktúrára van szükség.

Rendezvényszervező (Program organizer)

A rendezvényszervező az a személy, aki összefogja és koordinálja a rendezvény különböző résztevékenységeit.

Résztvevő (Delegate)

Az a személy, aki jelentkezik egy kongresszusra és részt vesz az ülésein. Tudományos és szakmai kongresszusok esetén a résztvevőnek nem kell semmiféle végzettség és tagság ahhoz, hogy részt vegyen bár-milyen tudományos eseményen, csak jelentkeznie kell, és ki kell fizetni a részvételi díjat.

Részvételi díj (Registration Fee)

A részvételi díjat a kongresszuson való részvételért, a részvétel költségeinek megtérítéséért kell fizetnie a résztvevőnek. Fontos szempont, hogy mit tartalmaz a részvételi díj, hiszen minden kongresszusnál az a cél, hogy minél több szolgáltatást tartalmazzon a díj, mert sok esetben nem maguk a résztvevők, hanem a küldő szervezetek (cégek, egyetemek, alapítványok stb.) térítik meg.

Ezért fontos, hogy mind a jelentkezési lapon, mind a kiadványokban tételesen legyen felsorolva, hogy mit tartalmaz a részvételi díj. (pl. a kongresszusi kiadványokat, ebédet 3 alkalommal, nyitófogadáson és záró banketten való részvételt, 10 db kávé és üdítő jegyet stb.).

A PCO-k különböző részvételi díjakat szoktak megállapítani, mint:

- Határidő előtti: amikor kb. félévvel a kongresszus előtt kell befizetni, így komoly kedvezményt kap a résztvevő.

- Határidő utáni: az előzőhöz kapcsolódóan, nem veszi igénybe a kedvezményt és később fizeti ki a díjat.

- Kísérő részvételi díj: ez nem jogosít fel a kongresszus előadásain való részvételre, csak a nyitófogadáson és a záró banketten egy résztvevővel való megjelenésre.

- Diák részvételi díj: egyetemi és főiskolai hallgató számára létre-hozott lehetőség, általában félárú díjat jelent, segítve a még nem kereső fiatalok részvételét az eseményen.

- Kedvezményes részvételi díj: előfordulhat, hogy a nemzetközi szervezet a tagjai, vagy inaktív (nyugdíjas) résztvevők számára kedvezményes részvételi díjat állapít meg.

Résztvevői lista (List of Participant)

Az a kiadvány, amelyben benne vannak egy adott kongresszus résztvevőinek az adatai és elérhetősége. Általában a nevet, a munkahelyének a nevét és az e-mail címet tartalmazza.

Részvételi igazolás (Certification)

Ezzel a dokumentummal igazolja a PCO, hogy a résztvevő megjelent, és részt vett az adott kongresszuson. A jelentősége nagyobb puszta igazolásnál, mert sok esetben ezt kell csatolni a munkahelyen (ahol vállalták a költségek fedezését) a számlák mellé. Ez az igazolás teszi lehetővé úgynevezett „kredit pontok” jóváírását azokon a rendezvényeken, ahol bizonyos szakmáknak a továbbképzésére is elfogadják a kongresszus tematikáját. Vannak olyan országok, ahol évente egy alkalommal továbbképzési célzattal jelentkező kongresszusi költségeket az adó elszámolásnál érvényesíthetik költségként; ennek az igazolására is a „részvételi igazolást” lehet használni.

Szekció (Session)

Egy adott kongresszuson belül a vezető témát érintő speciálisabb témakör részletesebb megbeszélése. Általában a tudományos kongresszusok csak néhány nagyon általános kérdésben tartanak plenáris ülést, és a kongresszus jelentősebb része párhuzamos szekciókban zajlik. Ezért előírás a kongresszusi központok megtervezésénél az, hogy ahány fő befogadóképességű a plenáris terem, ugyanannyi fő számára kell kisebb termekben szekció-termi elhelyezést biztosítani.

Szervező Bizottság (Organizing Committee),

Helyi Szervező Bizottság (Local Organizing Committee):

A kongresszusi pályázat elnyerése után létrejövő bizottság, amely az egész kongresszus szakmai és lebonyolítási feladataiért felelős. Egyik komoly feladata, hogy kiválasztja és felügyeli a Kongresszusi Szervező Iroda (PCO) tevékenységét. Abban az esetben, ha a Nemzetközi Szervezet átadja a teljes szervezés jogát egy helyi képviseletnek, létrejön a Helyi Szervező Bizottság, amelyben már csak az adott ország képviselői vannak. Ha nemzetközi marad a szervezői csapat, akkor hagyományos Szervező Bizottság alakul, amelynek tagjait a nemzetközi szervezet vezetése, és a vendégfogadó szervezet vezetése jelöli ki. Az elnöke általában a helyi szakmai szervezet elnöke lesz. A Szervező Bizottságon belül - nagyobb kongresszusok esetében - kisebb munkabizottságokat is létrehoznak, mint például Szponzor- és Marketing Bizottság vagy Tudományos Bizottság stb.

Szimpózium

Szűkebb szakmai kérdésekről kevés résztvevővel tartott (nemzetközi) tudományos tanácskozás Egy meghatározott témában felkért előadók és szakértők beszélnek a kérdésben jártas hallgatóság előtt, majd a vita után ajánlásokat fogalmaznak meg.

Telekonferencia/ Videó konferencia (Teleconferencing)

Az 1980-as években, Amerikában tettek kísérleteket a telekonferencia megteremtésére, ám ezek kis idő elteltével kudarcba fulladtak. A kísérlet lényege abban állt, hogy televíziós technikával, műholdon keresztül összekapcsoltak több konferencia-helyszínt, megkímélve ezáltal a résztvevőket a hosszú, költséges utazásoktól. Az elképzelések szerint úgy lehetett volna világkongresszust szervezni, hogy a résztvevők a világ négy-öt pontjára utaznak (pl. Los Angeles, London, Tokió, Szingapúr, Sydney), és ezeket a helyszíneket műholdas sugárzással összekötve, kamerák és mikrofonok segítségével hozzászólásokat lehetett volna tenni bármelyik helyszínről. A kísérlet néhány évi szenvedés után megbukott. A bukás egyik oka a közvetítések horribilis költségei voltak, amit akkoriban a televíziós, műholdas adások jelentettek. A költségeken kívül az időzónák is aláásták a kezdeményezés sikerességét. Amikor ugyanis Los Angelesben normális konferencia időben - mondjuk hétfő délelőtt 10 órakor - tartotta az előadó az előadását, Londonban éppen este 6 óra volt, ami normál esetben egy konferencia záró időpontjának felel meg. Tokióban ugyanekkor kedd hajnali 2 óra van, Sydneyben pedig éjjeli 3 óra.

Akik ezt a bravúrt kitalálták, azoknak nem igazán volt fogalmuk arról sem, hogy a konferenciák egyik nagyon lényeges része a találkozás. Idegen földrészeken élő, hasonló szakmában dolgozó tudósok találkozása, beszélgetése nagyon sok információt képes adni a fejlődéshez.

A XXI. században már megteremtették a technikai lehetőségét annak, amikor is az interneten webkamerával (Skype-on) csatlakozhatunk egy konferenciához. A konferenciák ezt a lehetőséget gyakran ki is használják, bár nem a hagyományos értelemben vett telekonferenciára alkalmazzák, hanem csak a konferencián zajló előadások színesítésére, valamint olyan előadó bekapcsolására, aki valamilyen okból nem tudott részt venni a konferencián.

Transzfer (Shuttle Service)

A kongresszusi résztvevők szállítása. Egy kongresszus során a részt-vevők helyváltoztatását illetően különböző feladatokat kell a szervezőknek megoldaniuk: a repülőtérről a szállodába, a szállodából a kongresszus helyszínére és vissza, illetve az esti programok helyszínére történő szállításokat. Ezek a résztvevők számától függően vagy nagy buszokkal történnek, vagy mikrobuszokkal.

A kongresszusi helyszín és a szállodák között akkor kell (kötelezően) shuttle service-t biztosítani, ha a kongresszusi szállodák és a kongresszusi központ között 15 perc sétánál nagyobb távolság van. Ebben az esetben reggel, a kezdési időpont előtt egy órával és a befejezés után egy óráig biztosítani kell ezeket a transzfereket.

Tudományos Bizottság (Scientific Committee)

A Szervező Bizottságon belül hozzák létre, főként tudományos kongresszusoknál. Feladata a kongresszus témáinak meghatározása, és az előadók, előadások kiválasztása. Az elnöke minden esetben nemzetközileg elismert szaktekintély, aki személyében is garantálja a kongresszus szakmai rangját. Tagjai is általában a szakma „nagy öregjei” akik jórészt szerepet vállalnak a kongresszuson is, mint levezető elnökök, vagy szekció elnökök.

Tudományos Bizottság elnöke (President of the Scientific Committee)

A Tudományos Bizottság a Szervező Bizottságon belül működő munkabizottság. Elnöke vezeti a témák és az előadók kiválasztásának folyamatát. Általában a szakmában nagyon nagy tekintéllyel rendelkező szakember, akinek a neve garancia a kongresszus szakmai színvonalára.

Üzenő tábla/ Hirdető tábla (Message Board),

Információs tábla (Information Board)

Két funkciójuk van ezeknek a tábláknak, de ezek a funkciók gyakran keverednek.

Az egyik funkció szerint a résztvevők ezen üzenhetnek egymásnak. Ilyen esetben a szervezők általában csak az angol ABC betűit jelölik a táblán, amik a vezetéknév kezdőbetűit jelzik, és a résztvevők a betűkhöz feltűzve kis cetliken, rövid üzeneteket hagyhatnak egymásnak.

Az információs tábla másik funkciója a kongresszusszervezéshez tartozik. Egy kongresszus lebonyolítása alatt történhetnek olyan változások, melyek érintik az esemény menetét. (Pl. Nem érkezik meg időre az előadó, megbetegszik stb.) Ekkor ezen a táblán próbálják a szervezők tájékoztatni a résztvevőket a változásokról. Emellett az ismert információ megerősítésére is használható. (Pl. Mikor és honnan indulnak a buszok a fogadásra, vagy a kísérő programok mikor indulnak stb.)

Kivonat[4] (Abstract) / Kivonat kötet (Book of Abstract)

Az olyan kongresszusoknál, ahol nem meghívott előadók (invited speaker) szerepelnek a programban, hanem bárki jelentkezhet előadónak, ott ezzel a vázlattal lehet jelentkezni. A Tudományos Bizottság általában előre meghatározza, hogy milyen terjedelmű legyen a vázlat. (Általában 300-400 szóban szokták korlátozni a vázlat hosszát). A vázlatból a hozzáértők meg tudják állapítani, hogy szakmailag mennyire érdekes az előadás, vagy mennyire illik bele a kongresszus programjába.

A témákat és a vázlat kritériumait az Első Értesítő („Call for Paper”) tartalmazza. Az összes elfogadott előadás vázlata pedig az ún. Kivonat-kötetben (Book of Abstract) szerepel. Ennek a könyvnek a párhuzamos szekció előadásoknál van komoly jelentősége, hiszen a kongresszusi résztvevők, e vázlatok alapján választhatják ki, hogy melyik előadást hallgatják meg.

Végleges program (Final Program)

A kongresszusszervezés nyomdai anyagai {Első értesítő (Call for Paper), Második értesítő (Second Announcement), Végleges/Végső Program (Final Program)} közül ez az utolsó a sorban. Ebben már a percre pontos kongresszusi „menetrend” található: ki, milyen címmel, mikor, és melyik teremben tart előadást? Ezekben a kérdésekben ad eligazítást a Végleges program.

Workshop:

Kis létszámú csoportmunka. A csoportban egy vezető irányításával keresnek választ a felvetett kérdésekre. Szabad beszélgetés formájában érintenek kérdéseket, amelyből közös álláspontot alakíthatnak ki.

Záró ülés (Closing Ceremony):

A kongresszus utolsó eseménye. Plenáris ülés, ahol összegzik a kongresszus eredményeit és amely során a szekciók elnökei beszámolnak a szekciók munkájáról. Azokon a kongresszusokon, ahol esetleg valamilyen zárónyilatkozatot kívánnak elfogadni, azt is itt ismertetik és fogadják el.

[1] UIA: Union of International Associations. Lásd még: https://uia.org/ (a Szerkesztő megj.)

[2] ICCA: International Congress and Convention Association. Lásd még: https://www.iccaworld.org/ (a Szerkesztő megj.)

[3] tudományos konferenciák esetében gyakran icebreaking (=jégtörés) néven ismert és jelenik meg a hivatalos kommunikációban. Nevéből fakadóan célja a kezdeti feszültség és bizalmatlanság oldása, megfelelő hangulat kialakítása. (a Szerkesztő megj.)

[4] Itt az eredeti kéziratban "Vázlat" szerepel, de az Abstract nem vázlat, hanem az előadás eredményeinek tömör összefoglalása. Elterjedt még a Tömörítvény szó is. (a Szerkesztő megj.)

III. fejezet
Kik rendeznek kongresszusokat és miért?

Normál esetben egy tudományos igénnyel rendelkező műnél, most egy olyan résznek kellene következnie, ami indokolja a kongresszusi turizmus jelentőségét, számokkal bizonyítva azt, hogy a kongresszusi turizmusnak a hivatásturizmuson belül is kiemelkedő jelentősége van.

Ezután szólni kellene a kongresszusi turizmus történetéről, vagyis arról, hogy hogyan alakult ki, és mitől van akkora jelentősége a mai tudományos és gazdasági életben. Ezekhez az alapokhoz elengedhetetlenek lennének az évszámok, a statisztikák, és a történelmi dokumentumok hosszas fejtegetése, amikhez kutatásokat és azok pontos forrásait is meg kellene jelölnöm. Azonban ezzel a könyvvel nekem nem a kongresszusi turizmus tudományossá tétele a célom, hanem kongresszus szervezés gyakorlati tudnivalóinak összefogása, így ezt a részt is csak saját szemszögből nézve, a tapasztalataimat dokumentálva írom meg, mindenféle forrás használata nélkül. Ha mégis évszámot, vagy valamilyen történelmi eseményt említek, az azért van, mert minden bizonnyal én is olvastam, vagy tanultam valahol, de hogy hol, és mikor azt ember meg nem tudja mondani, hiszen több mint 30 éve élek és dolgozom ebben a szakmában.

Történelmileg bizonyos, hogy nagyon régi időkre visszavezethető a rendezvényszervezésnek ez a legmagasabb szintű műfaja, amit kongresszusszervezésnek nevezzünk. Nem valószínű, hogy így hívták, de szervezés-technikailag majdnem bizonyos, hogy hasonló folyamatok játszódtak le akár 7-800 évvel ezelőtt is. Minden háború végén következik egy békekötés. Ennek során a feleket, akik ellenérdekeltek voltak, és sok esetben gyűlölték is egymást, le kellett ültetni egy közös megállapodás létrehozására, és ezeken mindig ültek vesztesek és nyertesek is, mégis meg kellett találniuk a közösen elfogadható álláspontot, a megoldást. Ezeket a tárgyalásokat már nagyon körültekintően kellett megszervezni, mivel a háborúk már az ókortól végigkísérték a történelmet, és a tárgyaló delegációk mögött legtöbbször ott állt a seregük is, így muszáj volt eredményesnek lenniük. Az első igen emlékezetes és a saját történelmünk szempontjából jelentős esemény az 1335-ben Visegrádon szervezett királytalálkozó, amelyen a magyar Károly Róbert, a lengyel III. Kázmér és a cseh János királyok vettek részt. Bécs árumegállító joga miatt elégedetlenség uralkodott a három király körében, szerettek volna közösen fellépni ez ellen, ezért szerveztek Visegrádon egy konferenciát. A fennmaradt írásos emlékek szerint két hétig tartott az esemény, és mintegy kétezren vettek részt rajta: a három király teljes kíséretével. Ezt a rengeteg embert teljes ellátásban kellett részesíteni: naponta etetni őket, elszállásolni, sőt a lovaikról is gondoskodni, hiszen abban az időben még lóval közlekedtek az emberek. A feljegyzések szerint 80 ezer liter bor fogyott el a rendezvény során. A konferencia lebonyolításához nagyon komoly szervezési készségre, logisztikára és jelentős rendezői gárdára volt szükség, hiánytalan kongresszus-szervezői képesség kellett a sikeres megvalósításhoz. Bizonyosan nem kongresszusszervezőnek hívták, akik ezt a találkozót ennyi résztvevővel megszervezték, de a tevékenységük az majdnem pontosan megegyezett egy mai kongresszus megszervezésével.

A mai értelemben vett kongresszusszervezés a nemzetközi szervezetek létrejöttéhez kapcsolható a XIX. század második felétől kezdődően. Az első nemzetközi szervezet 1865-ben az International Telegraph Union volt, ezt követte 1874-ben az Universal Postal Union. A két szervezet létrejötte logikusan adódott a tevékenységük határokon túlívelő tevékenységéből. A postai világszervezet a mai napig működik.

A nemzetközi szervezetek 1865 és 1900 között szép lassan alakulnak, két-három szervezet jött létre évente. Ez a folyamat a XX. század hajnalán kezd felgyorsulni, ekkor már hét szervezet alakul évente 1920-ig. A tudomány fejlődése, a technikai forradalom tovább serkenti a folyamatot, a gazdaságban olyan új iparágak alakulnak ki, amelyek maguk után vonják a terület nemzetközi szervezeteinek a kialakítását is, elég pl. a távközlési iparra gondolnunk.

A nemzetközi szervezetek további létrejöttében nagyon komoly változást hoz a II. világháború után 1945. június 26-án létrejövő Egyesült Nemzetek Szervezete (ENSZ), amely 51 taggal alakult és ma már 193 ország a tagja. Az ENSZ mellett több száz kis szervezet jön létre, amely a mai napig is hatással van a szervezetek számának növekedésére. Természetesen ma már nem a politikai szervezetek alkotják a jelentős részét a közel 70.000 nemzetközi szervezetnek. Ebben vannak tudományos, szakmai, kulturális, egészségügyi és sport szervezetek egyaránt. A mai kongresszusi piacot nem politikai szervezetek uralják (amelynek létrehozása különböző országok kormányainak megállapodásával jön létre), hanem az úgynevezett NGO-k (non-governmental organizations), vagyis a nem-kormányzati szervezetek. A civil élet bármilyen területéről érkező szakemberek, bármelyik országban a saját jogi szabályozásnak megfelelően létrehozhatnak nemzetközi szervezetet, ha legalább három ország tudósai, szakemberei, művészei vagy sportolói úgy határoznak.

Természetesen a nemzetközi szervezetek létrehozását általában az országok adott szakmai szervezetei kezdeményezik, így válva egyben alapító tagokká.

Az alapításnak és a későbbi működésnek az egyik komoly alapfeltétele, az alapító okirat és az első közgyűlésen elfogadott Szervezeti és Működési Szabályzat megléte.

Ezekből a kezdetekben deklarált szabályokból a kongresszusszervezés számára is következnek feladatok, hiszen ez a szabályzat rendelkezhet a szervezet hivatalos nyelvének meghatározásával. Ugyancsak ez alapján alakulhat ki a kongresszusok megrendezésének ciklusa, vagy a helyszínek rotációja. Ebben az okmányban lehet rögzíteni akár a kongresszusok helykiválasztásának rendjét, és gyakorlatát is.