Table of Contents

Title Page

© Digi-Book Magyarország Kiadó, 2023

Köszönetnyilvánítás

Előszó

Rövid szakmai életrajz

TARTALOM

I. rész:

1. A MŰVÉSZETI RENDEZVÉNYSZERVEZÉS ALAPFOGALMAI

1.1. Mi a rendezvényszervezés?

1.2. A rendezvényszervező

1.3. A művész menedzser (art manager)

1.4. A helyszín

1.5. A közönség - publikum

1.6. Közreműködők

1.7. A mecénás

1.8. A szponzor

2. A RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSÉNEK TÖRTÉNETE

3. A MŰVÉSZETI RENDEZVÉNYSZERVEZÉS FOLYAMATA

3.1. Információs szakasz

3.2. A tervezés szakasza

3.3. Lebonyolítás szakasza

3.4. Az értékelés szakasza

II. rész

4. CÉGES RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSE

4.1. Céges rendezvények kialakulása

4.2. Az üzleti rendezvények csoportosítása

5. A CÉGES RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSÉNEK SZAKASZAI

5.1. Információk - Tervezés

5.2. Szervezés – Előkészítés

5.3. Lebonyolítás - Kivitelezés

5.4. Értékelés - Utómunkák

Utószó

A BORÍTÓT A DIGI-BOOK KIADÓ TERVEZTE

Köves Tamás

RENDEZVÉNYSZERVEZÉS
MÁSODIK, JAVÍTOTT KIADÁS

BUDAÖRS, 2023

DIGI-BOOK MAGYARORSZÁG KIADÓ

www.digi-book.hu

ISBN 978-963-559-755-0 EPUB
ISBN 978-963-559-756-7 MOBI

© Digi-Book Magyarország Kiadó, 2023

A mű eredeti címe:
A rendezvényszervezés abc-je

első kiadás: 2016

a borító a D-line travel & event kft. által biztosított
fénykép részletének felhasználásával készült

szerkesztette
dr. Bujtor László

Az e-kiadás szerzői jogi megjegyzései

Ennek az e-könyvnek a felhasználási joga kizárólag az Ön személyes használatára terjed ki. Ezt az e-könyvet nem lehet ismételt értékesítésre továbbadni, sem továbbértékesíteni; nem lehet többszörözni és tilos más személynek továbbadni! Ha szeretné ezt az e-könyvet más személyekkel is megosztani, kérjük, hogy minden további személy számára vásároljon újabb példányokat. Ha Ön úgy olvassa ezt az e-könyvet, hogy azt nem vásárolta meg, vagy nem az Ön személyes használatára lett megvásárolva, úgy kérjük, hogy küldje azt vissza a http://www.digi-book.hu címre és vásárolja meg ott saját példányát. Köszönjük, hogy tiszteletben tartja ennek a szerzőnek és kiadónak a fáradságos munkáját.

Köszönetnyilvánítás

Ez a könyv az ötlettől a megvalósításig rengeteg buktatón és nehézségen ment keresztül, ezért nagyon sok embernek kell megköszönnöm a megszületését. Most csak a végső nekibuzdulásom segítőiről szeretnék megemlékezni, akik ezt a mostani verziót támogatták.

Elsősorban Simon Zsuzsát illeti köszönet, aki nem meghatározható funkcióban (szerkesztő, társíró, tanácsadó, lektor…) segítette a könyv létre jöttét.

Azután azoknak a cégeknek és magánszemélyeknek tartozom hálával, akik 3 óra leforgása alatt - elfogadva a felajánlott reklámlehetőséget - összeadták a nyomdai költséget, ezzel lehetővé téve egy olcsóbb szakmai könyv megjelenését.

Ki szeretném emelni Benyhe Ildikót, aki azt mondta, hogy neki nem kell a reklám, de szeretne segíteni.

Sajnos már csak az égi kiállító teremből figyeli a megjelenést Tornyai Péter barátom, aki elsőként ajánlotta fel a reklám megjelenést, amikor levelet írtam neki.

Végül köszönöm mindenkinek, aki bízott benne, hogy képes vagyok megírni ezt a könyvet, és bíztatott akkor is, amikor én már nem nagyon hittem benne. Remélem, senkinek sem okoztam csalódást.

Előszó

Fiatal koromban - ami a 60-as 70-es évekre esett - két szakkönyv volt rám meghatározó hatással. Szexuális életem kialakulásában nagy szerepet játszott Dr. Fritz Kahn: A szerelem iskolája című könyve, valamint Alexandra nevű gyermekem születésekor és első éveiben pedig Benjamin Spock: Csecsemő-gondozás műve. Ezek a könyvek ténylegesen gyakorlati könyvek voltak, mert amikor valamivel elakadtam, akkor segítettek.

A 90-es évek elején, amikor először felmerült, hogy írjak a rendezvényszervezésről, rögtön beugrott a két könyv élménye, hogy én is úgy szeretném megírni a könyvet, mint ami a lényege volt azoknak a könyveknek, vagyis a „kottából dugunk” elmélet. Amelyben minden lépés le van írva, csak követni kell az író tanácsait.

Azóta 25 év telt el. A most megjelent könyv talán ezt az álmomat valóra váltja, hogy egy fiatal rendezvényszervező kap egy feladatot és az én könyvemmel a kezében szervezi meg, mert minden lépésre megtalálja a választ.

Még egy lényeges kérdés. Ez a könyv nem tudományos könyv. Ennek a tartalmán lehet vitatkozni, de nem érdemes. A könyvben leírt gondolatok és rendezvényszervezési javaslatok vagy tapasztalatok nem egy több száz éven át kialakult tudomány megállapításai, hanem egyes egyedül az én fejemből, az én 40 éves tapasztalatomból származik. Még bizonyosan ezer módja van egy művészeti rendezvény vagy egy céges parti megrendezésének. Nem is biztos, hogy ahogyan én leírom az tökéletes. Viszont egyetlen dolog biztos, hogy működik!

Rövid szakmai életrajz

Az egri Eszterházy Károly Katolikus Egyetem (az én időmben még Ho Si Minh Tanárképző Főiskola) népművelés-pedagógia szakán szereztem diplomát, okleveles népművelő és pedagógia szakos tanárként.

Dolgoztam a Magyar Filmgyártó Vállalatnál (ismertebb nevén a MAFILM-nél), mint világosító, mikrofonos és közművelődési vezető. Utána a Művészeti Szakszervezetek Szövetsége következett, ahol megismerkedtem a zenei világgal.

1984-ben a Budapest Kongresszusi Központ rendezvény-igazgatója és művészeti vezetője lettem. Így kerültem közelebbi kapcsolatba a turizmussal és ismerkedtem meg a nemzetközi kongresszusszervezéssel.

23 év következett a Meeting Budapest Rendezvényszervező Kft-ben, amelynek tulajdonos ügyvezető igazgatója voltam nyugdíjba vonulásomig.

A 40 év alatt több mint 2.500 rendezvény szervezése - ebből 150 nemzet-közi konferencia és kongresszus, valamint több mint 500 művészeti esemény „világra segítése” - fűződik a nevemhez.

Tanári munkámat 1997-ben a Veszprémi Egyetemen kezdtem, és azóta folyamatosan tanítok a mai nevén Budapesti Metropolitan Egyetemen (leánykori nevén: Budapesti Kommunikációs Főiskola) valamint a Kőbányai Zenei Stúdióban. Hosszú éveken keresztül tanítok az EDUTUS Főiskolán, ahol az első igazi Rendezvényszervezés szakirány elindítása is az én nevemhez fűződött.

Alapító tagja és 8 évig az elnöke is voltam a Magyarországi Rendezvényszervezők Szövetségének.

Rendezvényszervezői tevékenységemért megkaptam a PRO TURISMO és a MARESZ díjat, valamint az ÉV RENDEZVÉNY-SZERVEZŐJE kitüntető címet.

Tanári munkám elismeréseként elnyertem a „Címzetes főiskolai docens” címet és a hallgatók szavazata alapján az ÉV OKTATÓJA (2014, 2016) lettem.

Köves Tamás

Amikor 1985-ben megnyílt a Budapest Kongresszusi Központ, az egyik onnan közvetített komolyzenei koncert szünetében a Petőfi Rádió készített velem egy interjút. A 15 perces beszélgetés arról szólt, hogy miképpen lesz valaki a BKK művészeti és rendezvényigazgatója, és egyáltalán hogyan lesz valaki rendezvényszervező?

Akkor meséltem el azt a történetet, ami teljesen igaz volt ugyan, de addig sohasem jutott még eszembe:

1975. február 22.-én szombaton volt az első nagyon nagy volumenű rendezvényem. Ez a 800 fős MAFILM BÁL a filmeseknek (ahol én közművelődési vezetőként dolgoztam) a farsangi bálja volt. Helyszín a Gellért szálloda.

A Gellértben nincs lehetőség nagytermet bérelni, hanem a rendelkezésre álló 3-5 kisebb termet tudjuk összekapcsolni a fürdőcsarnokkal, ahol nagy színpadot lehet építeni, így a rendezvényen akár 1.000 vendég is élvezheti a műsort. Mivel a szálló nincs felkészülve művészeti rendezvények szervezésére - nincs öltözője - így a művészek számára szállodai szobát kell bérelni.

Így tettem én is. A műsor sztárja az akkori Táncdalfesztiválon szerepelt nagysikerű fiatal és nagyon csinos énekesnő volt (hatalmas keblekkel, aminek később még meghatározó szerepe van a történetben).

A művésznő késett. Ez minden esetben baj, de egy első rendezvényét készítő fiatalember (24 éves voltam akkor) számára teljes tragédia.

Izgatottan vártam lent a szálloda előtt. Mikor megjött, rohantam fel vele a második emeleten lévő - öltözőnek kijelölt - szállodai szobába, és közben mondtam, hogy mennyire el van késve, és már több mint 15 perce a színpadon kellene lennie. A művésznő, miután megértette, hogy nagyon kell sietni, már az ajtóban elkezdett vetkőzni. Levette a bundáját, amit a kezembe nyomott, és már húzta le a pólóját is, hogy felvegye az estélyi ruhát. Én mukkanni nem tudtam, mert a híres művésznő ott állt előttem egy szál bugyiban. Majd villámgyorsan felvette az estélyi ruháját és indult a színpadra.

Ezt a poént mondtam el abban a bizonyos rádióriportban, hogy azért lettem rendezvényszervező, mert arra gondoltam, hogy ilyen látványok és történetek rendszeresek ebben a világban.

Viszont nagyot tévedtem, mert a következő 40 évben nem ismétlődött meg hasonló.

TARTALOM

I. rész: Művészeti rendezvényszervezés

1. Alapfogalmak

1.1. Mi a rendezvényszervezés?

1.2. A rendezvényszervező

1.3. A művész menedzser (art manager)

1.4. A helyszín

1.5. A közönség - publikum

1.6. A közreműködők (művészek, technikusok)

1.7. A mecénás

1.8. A szponzor

2. A rendezvényszervezés története

3. A művészeti rendezvényszervezés folyamata

3.1. Információs szakasz

3.1.1. Közönség - Résztvevők

3.1.2. Program

3.1.3. Rendezvény helyszín

- Akusztika

- Terem befogadóképessége

- A korosztálynak megfelelő helyszín

- Technikai sajátosságok

- Nyitott rendezvény helyszínek

- Zárt rendezvény helyszínek

- Áramigény

- Biztonságtechnika

- A színpad mérete, vagy amit a színpadról érdemes tudni

- A művész öltözők

- Bejáratok, kijáratok

- Mosdók

- Büfé

- Jegypénztár

- A vendégek irányítása, mozgatása

- Orvosi szoba

3.1.4. Reklám - Kommunikáció

- Direkt reklám (ATL)

- Indirekt reklám (BTL)

3.1.5. Rendezvény körüli események

- A dátum kitűzése

- Konkurencia elemzés

3.1.6. Gazdasági információk

- Kockázatelemzés

- Esőnap kijelölése

- Zárt helyszín tartalékként

- A fedezeti pont számítása

3.2. A tervezés szakasza

3.2.1. Szakmai tervezés

- Lebonyolítási forgatókönyv

- Rendezői és színpadi bal - jobb kérdése

- Fejgép

- Hangcsoportok - TV felvétel

- Robotlámpa - Intelligens lámpa

- Grabó szőnyeg

- Fényszabályzó (Dimmer)

- Reklám felíratok a színpadon

- Kameraállások és keverőpult helyének jegy kivétele

- Jegyellenőrzés - Közönség beengedése

- Ruhatár

- Büfé

- Sajtó és protokoll jegyek kiadása

- Árusítási jogok az előadásokon

- Főpróba

- Hostess vagy jegyszedők eligazítása

- Főbejáratok nyitása

- Előadás kezdési időpontja

- Technikai forgatókönyv írása

- Az előadás közben lévő szünet

- Biztonsági kérdések egy előadáson

- Időtáblázat (felelősökkel és határidővel)

- Reklám és kommunikációs terv

3.2.2. Gazdasági tervezés, költségvetés készítése

a.) Bérleti díjak

b.) Technikai költségek

c.) Nyomda és reklám költségek

d.) Hivatalos költségek

e.) Tiszteletdíjak (gázsik)

f.) Egyéb költségek

g.) Jegyár-számítás

3.3. A lebonyolítás szakasza

3.3.1. Szerződéskötések

3.3.2. Engedélyek beszerzése, tájékoztatás

- Pirotechnika

- Orvosi ügyelet, mentők

- Szabadtéri területfoglalás

- Rendőri biztosítás

3.3.3. Postázás (meghívók, VIP jegyek)

3.3.4. Sajtótájékoztató megszervezése

3.3.5. A rendezvény napja

3.4. Az értékelés szakasza

II. rész: Céges (corporate) rendezvényszervezés

4. Céges rendezvények szervezése

4.1. Céges rendezvények kialakulása

4.2. Az üzleti rendezvények csoportosítása

4.2.1. Reprezentációs rendezvények, a reprezentációs rendezvények formái

a.) klasszikus fogadás, gálavacsora

b.) téma parti, témarendezvény

c.) bál, estély

d.) csapatépítő rendezvény, tréning

e.) színházi előadás, koncert

f.) klub, klubprogram

A reprezentációs rendezvények típusai

4.2.1.1. Jubileumi

4.2.1.2. Avatási, megnyitó ünnepségek

4.2.1.3. Évnyitó- évzáró események

4.2.1.4. Köszöntő és búcsúztató

4.2.1.5. Alkalomhoz nem kötődő rendezvény

4.2.1.6. Jótékonysági rendezvény

4.2.1.7. Delegációhoz kötődő rendezvény

4.2.2. Nyílt fogyasztói rendezvények

a.) vállalati (cég) nyílt napok

b.) koncertek, sport rendezvények

c.) roadshow

4.2.3. Konferencia típusú üzleti rendezvények

a.) üzleti konferenciák

b.) képzési rendezvények

c.) tájékoztató rendezvények

d.) tanácskozások

4.2.4. Bemutató típusú üzleti rendezvények

a.) szakmai kiállítások, vásárok

5. A céges rendezvények szervezésének szakaszai

5.1. Tervezés - Információk

5.1.1. Briefing elkészítése

5.1.2. Briefing tartalmi elemei

5.1.3. Ajánlat és koncepció készítése

5.1.4. Céges rendezvény költségvetés készítése

5.2. Szervezés - Előkészítés

5.2.1. Helyszín bejárása, technikai igények pontosítása, díszletek - látványterv elfogadása, műsor és szereplőinek véglegesítése

5.2.2. Végleges költségvetés elkészítése

5.2.3. A megrendelő és a szolgáltató közötti vállalkozási szerződés elkészítése

5.2.4. A rendezvényszervező cég megrendelései

5.2.5. Forgatókönyv elkészítése

5.3. Lebonyolítás - Kivitelezés

5.3.1. Meghívók elkészítése és kiküldése, visszajelentkezések

5.3.2. Rendezvények biztonsága

5.3.3. A rendezvény napja

5.4. Értékelés - Utómunkák

5.4.1. Értékelések

5.4.2. Esetleges panaszok kivizsgálása

5.4.3. Köszönő levelek

5.4.4. Szerzői jogdíj bejelentése és befizetése

5.4.5. Számla elkészítése

UTÓSZÓ

I. rész:

MŰVÉSZETI
RENDEZVÉNYSZERVEZÉS

1. A MŰVÉSZETI RENDEZVÉNYSZERVEZÉS ALAPFOGALMAI

1.1. Mi a rendezvényszervezés?

A rendezvényszervezés olyan összetett feladat, amely lehetővé teszi, hogy adott helyen, adott időben, zömében idegen személyek, meghatározott célból olyan eseményen találkozzanak, amelynek kiszolgálására egy kiépített, és tökéletesen működő infrastruktúrára van szükség.

Működő infrastruktúra alatt azon tárgyak és berendezések értendők, amelyek nélkül nem lehet megvalósítani az eseményt, például művészeti eseményhez hozzátartozik a színpad, a koncerthez a hangosítás, vagy egy színházi előadáshoz a fények, azaz a világosítás.

A rendezvény szó egy szintetizáló fogalom, amely nagyon sokféle dolgot foglal magába. Olyan tevékenységet jelent, aminek a lebonyolítására, megvalósítására profi rendezvényszervező szükséges. Ezek a tevékenységi formák a következők lehetnek: kongresszusszervezés, sport rendezvények, bálok és minden olyan esemény szervezése, amely megfelel az alapfogalmakban rögzítetteknek.

1.2. A rendezvényszervező

A rendezvényszervező az a személy, aki összefogja a különböző résztevékenységeket, és ezeket a tevékenységeket koordinálja.

Rengeteg apró tevékenységet kell a rendezvényszervezőnek nyomon követnie, és amennyiben szükséges, be kell avatkoznia a folyamatba vagy korrigálnia azt. Egy rendezvényen nagyon sok szakember dolgozik, akik végzik a saját feladatukat. A hangosító felteszi a mikrofonokat, kiteszi a hangfalakat, a kontroll-ládákat a színpadra. A világosító felszereli a világítási állványokat, felhelyezi rá a lámpákat. Mindkét szakember a legjobbat akarja, de sok esetben azt jelenti, hogy vagy egymás kárára vagy a közönség kárára lehetne megvalósítani a számukra legideálisabb beállást. Amikor ebből probléma van, akkor égetően szükség van valakire, aki dönteni tud. Ezt a döntést hozza meg a rendezvényszervező.

Konkrét példa: A hangosoknak akkor szól a legjobban a hangfal, ha olyan helyen van, ahol nem kerül elé a művész (így nem gerjed össze), ezért a színpad elejére helyezik a hangládákat (hangszórókat). Ilyenkor a hangosítók általában csak azt nézik, hogy ideális helyen legyen a hangszóró és az kevésbé érdekli őket, hogy a közönség elől az mennyire takarja a színpadot. A rendezvényszervezőnek kompromisszumra kell bírni a hangosítókat, hiszen a közönség megvette a jegyét, így nem károsodhat azzal, hogy csak a színpad egy részét látja.

Gondoljuk csak végig, hogy hány ember munkája függ össze, amíg létrejön egy sikeres rock koncert: színpadépítők, hang-, fény-, és videótechnikusok, operatőrök, pirotechnikusok, zenészek, énekesek, roadok, jegyértékesítők, jegyszedők, biztonsági emberek, büfések és takarítók.

Szóval egy koncerthez - mondjuk a SYMA Csarnokban - kb. 100 ember kell, akik közösen dolgoznak a rendezvény sikeréért. Ebből a 100 dolgozóból, ha csak egy is hiányzik, vagy rosszul végzi a munkáját, akkor lehetséges, hogy elmarad a várt siker.

A rendezvényszervező egy olyan speciális ismeretanyaggal bíró személy, aki minden, a rendezvénnyel kapcsolatos tevékenységhez ért némiképp. Nem szükséges profinak lennie a különböző szakágakban, de tudnia kell hogy épülnek egymásra a folyamatok, mi miért történik. Például egy koncertszervezésnél nem kell hangmérnöknek lennie és nem is kell a pult mögé beülnie, de jó ha tudja, hogy milyen teljesítményű hangosítás szükséges, mi az a mikrofon, mi az a kontroll-láda...

A rendezvényszervezőnek egy teremről illik tudnia, hogy milyen az akusztikája, és ez az akusztika milyen típusú rendezvényre teszi alkalmassá a helyet.

Más területről merítve egy rendezvényszervezőnek nem kell nyomdásznak is lennie, de annyit tudnia kell, hogy melyek a nyomdatechnológia alapfogalmai, különben nem tud majd árajánlatot kérni. Egyszerűen, ha nem tudja, hogy milyen színnyomások léteznek, vagy nem ismeri a papírfajtákat, nincs tisztában a grammsúly jelentésével, akkor nem tudja a feladatát teljesíteni, hiszen a nyomdász ezek alapján készíti el az árajánlatát.

Ha a rendezvényszervező nincs tisztában a megvalósítás munkafolyamatával és nincs tisztában azzal, hogy az egyes stábok munkája hogyan épül egymásra, akkor a végeredmény csak káosz lehet.

Tessék csak belegondolni, hány olyan helyszín van a világon, ami több száz évvel azelőtt épült, amikor még a ma használatos technikai lehetőségek nagy részét fel sem fedezték. Például a Pesti Vigadót 1833-ban adták át, amikor az akkori tervező építész Pollack Mihály még nem tudhatta, hogy valaha lift is fogja segíteni a tárgyak és emberek emeletre kerülését.

Történetesen a 2. emeletre tervezte a Vigadó nagytermét, ami a hatalmas belmagasságot tekintve a 8. emelet magasságának felelt meg. A II. világháborúban az épület súlyosan megsérült és hosszú évtizedekig kétséges volt az épületrom jövője. Végül az újjáépített Vigadó 1980. március 15-én nyitotta meg kapuit a látogatók előtt. Mivel műemléki védettség alatt állt az épület, az átépítésnél nem lehetett 3x2m-nél nagyobb teherliftet beletervezni. Ez azt jelentette, hogy a koncertekhez minden szükséges kelléket - beleértve a hangszereket is -, csak ezen a liften vagy a lépcsőn lehet felvinni.

Abban az esetben, ha a rendezvényszervező a forgatókönyvben nem határozta meg pontosan, hogy melyik stáb (fény, hang, video, vendéglátó) mikor és milyen módon pakolja fel a felszerelését, teljes káosz áll be. Tervezés nélkül valamennyi szakembergárda úgy gondolja, hogy neki a kezdés előtt x idő elegendő, de ha ezek a bizonyos x idők tökéletesen egybeesnének, nem egymást követve, egymásra épülnének, akkor az fejetlenséghez vezet.

Így régen egy nagyrendezvény esetén a forgatókönyvben a lift használatot is szabályoznia kellett a rendezvényszervezőnek, hogy a csapatok ne vesszenek össze a lift használatán.

A rendezvényszervezőnek nagyon sok esetben ellentétes érdekeket kell egyeztetnie. A főnök minden egyes rendezvényen maga a rendezvény-szervező, ezért mindennel tisztában kell lennie, értenie mi miért, és hogyan történik, hiszen ezen múlik az esemény sikere.

1.3. A művész menedzser (art manager)

A menedzser fogalma alatt általában azt a szakembert értjük, aki egy vállalat vagy vállalkozás irányítását, vezetését végzi.

A „művész menedzsernek” is tulajdonképpen ugyanaz az alapja, hiszen ha egy művészt (egy zenekart) gazdasági vállalkozásként kezelünk, akkor ennek a gazdasági vezetését bízzuk rá a menedzserre. A művészeti manager mind a gazdasági, mind pedig egyéb szerződésben rögzítendő kérdésekben a művész nevében jár el.

A manager (menedzser) angol eredetű szó, jelentése az idegen szavak szótára szerint: igazgató, ügyvezető, intéző, színházi impresszárió, amerikai angolban: pártvezér, jó gazda, gazdasszony, takarékos ember.

A magyar jelentéstartalmak jópofán összegzik mindazt, amit egy menedzsernek szintetizálnia kell - kivéve a pártvezér értelmet - ahhoz, hogy ténylegesen jó menedzser legyen. Amerikában egy színész vagy énekes menedzsere az összes ügyét intézi a művésznek, még akár a befektetéseit is. Mindez azért tehető meg, mert a menedzser és a művész között teljes bizalom honol, és ez az eredményes működés alapja. Ezzel szemben Magyarországon legfeljebb a szerződését kötheti meg, a gázsijában alkudozhat, de azt is csak úgy, hogy folyamatosan egyeztet a művésszel, hogy beleegyezik-e a menedzser áralku javaslataiba. Pedig ezt sehol a világon nem szükséges megbeszélnie, mivel a menedzser pontosan tudja, hogy mennyit hajlandó a piac adni a művészért.

Ennek a különbségnek az oka a történelmi távlatban keresendő. A második világháború után Magyarország, mint a Szovjetunió szövetségese a szocializmus építésébe kezdett, aminek hatására a művészeti élet teljesen másképpen alakult, mint a kapitalista országokban. 1948 és 1990 között az állam gondoskodott a művészeti menedzseri teendők ellátásáról, a 60-as 70-es években a művészek egy része (főleg a könnyűzenei területen) megpróbálta saját magát menedzselni. A rendszerváltás után pedig hiába jöhettek volna létre a menedzser irodák, a művészek már nem bíztak bennük, ezért nem tudott kialakulni a normális rendszer. (Bár néhány menedzser iroda létrejött és azóta is működik, de ez messze van a nemzetközi szokásoktól.)

A szocializmusban a zenészek számára az állam - az Országos Rendezőirodán (ORI), az Országos Filharmónián (OF), az Országos Szórakoztató Központon (OSZK) és a Magyar Cirkusz és Varieté Vállalaton (MACIVA) keresztül - biztosította a fellépéseket, gondoskodott arról, hogy a művészek foglalkoztatása megtörténjen (bár ez számukra nem jelentett konkrét munkaviszonyt).

A művész maga - az együttesekben pedig a vezető - vállalta fel a menedzseri feladatokat, ami azt jelentette, hogy ő tárgyalt az ORI-val, a Hanglemezgyártóval, és megállapodott a feltételekben. A gázsik viszont rendeletileg rögzítettek voltak, és ebben nem létezett alkuhelyzet.

Amikor a rendszerváltásnál az említett intézmények és rendeletek (kötelező működési engedély, gázsi rendeletek) jórészt megszűntek, vagy legalábbis átalakultak és a működésük alapvetően megváltozott, addigra már a „bedolgozott” művészgeneráció „megöregedett” és nem kívánt azért fizetni, hogy más végezze el helyette a menedzseri teendőket.

A rendszerváltás környékén induló fiatalok pedig odacsapódtak az újonnan kialakuló menedzserekhez vagy menedzser irodákhoz. A menedzseri feladatok ma még mindig csak a gazdasági kérdések körét fedik le, vagyis nem a klasszikus menedzseri modell szerint működnek.

1.4. A helyszín

Az a terület, létesítmény, épület, ahol a rendezvény lebonyolítható.

A rendezvényhelyszínnek megfelelő infrastruktúrával kell rendelkeznie. (hangosítás, világítás, színpad, nézőtér, WC, ruhatár, büfé stb.)

A Hősök tere nem rendezvényhelyszín, mivel közterület, de azzá válhat abban az esetben, ha a szükséges engedélyek beszerzése megtörténik és a kívánatos infrastruktúra is kialakításra került. Ehhez természetesen a terület tulajdonosától (jelen esetben a Fővárosi Önkormányzattól) területfoglalási engedélyt kell kérni. A tulajdonos dönthet úgy, hogy ingyenesen, vagy területhasználati díjért bocsátja rendelkezésre a kért helyszínt, de az engedélyezést akár el is utasíthatja. Nagy általánosságban ez elmondható bármilyen más helyszínről is. Egy üres épület még önmagában nem rendezvényhelyszín, de azzá tehető. A szabadtéri területek - kivéve a szabadtéri színpadok - általában nem rendezvényhelyszínek, ugyanakkor a Kongresszusi Központ vagy a Budapest Papp László Sportaréna rendezvényhelyszínként kezelhető, hiszen pont ezzel a céllal épült, ezért biztosítottak benne a szükséges infrastrukturális követelmények. Ilyen értelemben például egy szálloda bálterme is rendezvényhelyszín, de ha ott speciális eseményt, mondjuk, egy banki közgyűlést kívánunk megrendezni, akkor még további felszerelések beszerzése is szükségessé válhat, mint pl. a szavazatszámláló informatikai rendszer, amellyel értelemszerűen nem kell okvetlenül egy szállónak rendelkeznie (de ezekről majd még a későbbiekben bővebben teszünk említést).

A kissé fanatikus rendezvényszervezők bárhol bemennek egy szép terembe, rögtön megpróbálnak tapsolni, mivel ezzel a módszerrel nagyon könnyen meg lehet állapítani, hogy milyen a hely akusztikája. Ugyanis amikor tapsolunk, a taps után egy „hang-farok” hallatszik, ami az utózengés. Az utózengési időtől függ az, hogy egy terem milyen rendezvényre alkalmas. Ha nagyon nagy az utózengés ideje, tehát visszhangos a terem, akkor csak elektroakusztika nélküli eseményre használható. Egy zongorista gyönyörűen tud benne játszani - ahogy egy szimfonikus zenekar is - mert fantasztikus tere lesz, és ebben az akusztikus térben a hangszerek hangja impozánsan összeolvad, és egységes hangzást kap. Ugyanakkor teljesen alkalmatlan például egy rock koncertre, mert az erősítéssel az a bizonyos „hang-farok” még jobban megnő, a hang sokáig visszhangzik és élvezhetetlenné teszi az előadást. Negatív tapasztalatot lehet gyűjteni például Budapesten az egyik sportarénában, ahol, ha túlságosan hátul ül valaki, kétszer „élvezi” az előadást, mert a visszhang miatt kétszer hallja ugyanazt. Egy nagyon visszhangos termet úgy lehet kicsit megjavítani, hogy drapériákat, függönyöket teszünk bele, hogy azok elnyeljék a hangokat vagy sok embert jó vastag pulóverekben beleültetünk hasonló célból. Ez a tudás rendkívül fontos, mert óriási hibát követhet el a rendezvényszervező, ha nem a megfelelő akusztikájú helyiségbe tervezi a rendezvényét. Hiába kedveli valaki a Budapesti Történeti Múzeum gyönyörű „Barokk udvarát”, ott nem lehet beszédekkel tarkított eseményt szervezni, mert az üvegtetős lefedése óta annyira visszhangossá vált, hogy nem lehet egy szót sem érteni az elhangzottakból. Ha a rendezvényszervező nem tudja elég hatásosan megmagyarázni a megbízónak, hogy a hely alkalmatlan az általa elképzelt rendezvény lebonyolítására, akkor a fizetésnél lesznek gondok, ugyanis a megbízó a későbbiekben megtapasztalt sikertelenség miatt nem fogja kiegyenlíteni a számlát. Tehát a rendezvényszervezőnek el kell tudni döntenie egy terem akusztikájáról, hogy milyen típusú rendezvény lebonyolítására alkalmas, vagy mivel tehető azzá a legkisebb költségráfordítás mellett.

1.5. A közönség - publikum

A szó eredete a latin publicus vagyis „nyilvános” szóból származik. Jelentése: a műalkotások befogadóinak összessége. Szűkebb értelemben egy-egy konkrét művészeti alkotás összes befogadója, tágabb értelemben a társadalom azon rétegeinek, osztályainak összessége, amelynek tagjai korunk művészetének potenciális befogadói.

A művészeti alkotások befogadója a közönség. A közönség szót Magyarországon a háború után kezdték el használni, addig itt is publikumról beszéltek.

A művészeti alkotás akkor jön létre, ha azonos helyen található az esztétikai mű és annak befogadója. Vonatkozik ez a filmművészetre is, amikor a közönség találkozik a filmmel, és átjárja a művészeti élmény. (Természetesen a forgatás során a művészek dolgoznak azon, hogy a vetítéskor a művészi impressziók elérjék a közönséget.)

A katarzis Arisztotelész szerint a nézőben kialakuló megrendülés, emelkedett, megtisztult lelkiállapot. A görög tragédiák fontos üzenete volt, hogy az előadás olyan művészi élményhez, tanulsághoz juttassa a nézőket, ami egyfajta „erkölcsi megtisztulást” jelentett. Maga a katarzis szó, latinul és görögül: megtisztulást jelent. Közönség (befogadó) nélkül nem tud létrejönni az igazi művészeti érzés, hiszen az előadóművész a közönségen keresztül tudja csak létrehozni azt az elemelkedett érzést, amit a görögök katarzisnak, mi pedig művészi élménynek nevezünk.

Nagyon nagy kérdés, hogy ha Domingo a fürdőszobában énekel és senki sem hallja, akkor az a művészet kategóriájába sorolható vagy sem. Meggyőződésem, hogy nem, hiszen akkor nincs befogadója (közönsége) a művészetének.

1.6. Közreműködők

A művész

A nyelv az előadóművészt és az alkotóművészt nem mindig választja külön, pedig el kellene különülnie e két fogalomnak. Az angol nyelv is az „artist” szót használja mind az előadóművészre, mind az alkotóművészre. (Bár az angolnak van az előadóművészre egy másik szava is a „performer”, de ezt a köznyelv nem nagyon használja.) A német nyelv a „Kunstler” szót használja mindkét tevékenységre. A magyarban lenne lehetőség a megkülönböztetésre, - és véleményem szerint ez lenne a helyes megoldás - de mégis a beszélt nyelvben kevésbé válik szét az előadóművész és az alkotóművész kifejezés.

Hazánkban sajnos már a celebeket is művészezik, ami érthetően bántja a valódi művészeti alkotások létrehozóit. Ennek oka a magyar kereskedelmi televíziózásban keresendő, amely a közízlést jelentős részben alakítja (és nem mondható el, hogy annak a javára válna). Az alapvető elvárás a kereskedelmi televízióknál, hogy az átlagízlést közelítsék a műsorok - és azok is inkább alulról, semmint felülről -, hiszen akkor biztosabb a siker. Ugyanakkor erősen kétséges, hogy ez a színvonal és ezek a műsorok az ország általános közízlését javítják-e és hozzájárulnak-e az ismeretek gazdagodásához.

A köznyelv ma mindenkit művésznek tart, akit a médiában lát megjelenni, a rendezvényszervezőnek viszont illik tudnia a különbséget, és meg kell tudni különböztetni a két kategóriát.

Az „alkotóművész” olyan művész, akinek tevékenysége az esztétikum szférájához tartozó esztétikai tárgyak létrehozására irányul. (író, költő, festő, szobrász, zeneszerző stb.). Vagyis létrehozza a művészeti alkotásokat.

Az „előadóművészek” pedig azok, akik az alkotóművészek által létrehozott alkotást a közönségnek interpretálják, továbbítják, bemutatják. (zenészek, énekesek, színészek stb.)

Van egy harmadik kategória is, amelyről még beszélnünk kell, a „közreműködők”. A közreműködők köre sokkal szélesebb, mint a szereplő művészeké.

A műszaki / technikai személyzet (roadok)

Az előadás kötelékébe tartozó, különféle munkaköröket ellátó szakmunkások és segédmunkások, akik az előadás előkészítésének és lebonyolításának technikai feladatait végzik. (hangosító, világosító, villanyszerelő, díszletmunkás, pirotechnikus, videó technikus)

A rendezvényszervezőnek tudnia kell, hogy semmilyen művészeti esemény nem jöhet létre a közreműködők egy másik nagy csoportja, azaz a technikai munkatársak munkája nélkül. A technikai személyzet nagy része is a művészi munka része, hiszen tevékenysége befolyásolja a produkciót. Amikor egy rock-zenekar koncertet ad, a hangmérnök nagyon komoly szerepet játszik, hiszen a hangosítás minősége, a keverés szerves része a produkciónak. Hasonló a helyzet egy filmforgatáson, ha nincs a helyén és szakmája csúcsán a világosító, hiába Oscar-díjas a rendező vagy az operatőr, a munkáját el lehet rontani. Széles a technikai közreműködők palettája, a roadok, világosítók, hangmérnökök épp úgy beletartoznak, mint a rendező, az operatőr, vagy a vágó.

Egyéb közreműködők

További dolgozókkal is kiegészül még a közreműködők köre (bár ezzel a megállapítással nem minden rendezvényszervező ért egyet).

Az „egyéb közreműködők” közé tartozik mindenki, aki nem közvetlenül a produkció megvalósításán dolgozik, hanem a közönség kiszolgálásában, a helyszín megteremtésében működik közre: jegyszedők, hostessek, ruhatárosok, büfések, biztonsági személyzet, vagy a mellékhelyiségeket felügyelő takarítók. Az ő tevékenységükkel találkozik először a közönség, és az ő viselkedésük meghatározó lehet a közönség induló hangulatára.

Egyáltalán nem mindegy ugyanis, hogy kellemes benyomások érik-e a rendezvényre érkezőket vagy sem, hiszen egy pozitív miliőből sokkal könnyebb fokozni a hangulatot és elérni a kedvező befogadást.

Mindez azért rendkívül fontos, mert a közönségnek akkor alakul ki a megfelelő komfortérzete, akkor tudja igazán értékelni a rendezvényt, ha a pénzéért mindenben azt kapja, ami számára elvárható és mindezt kifogástalan minőségben.

Nem lehet elégedett az, aki több mint fél órát kénytelen sorba állni, mert kevés kaput nyitott a rendezvény szervezője, akivel szemtelenül beszél a biztonsági őr, akinek a jegyszedő semmilyen érdemi információt nem ad az ülőhelye megtalálásában, aki a büfénél nem kap megfelelő kiszolgálást, vagy a mellékhelyiséget elrettentő állapotban találja. Ez a néző jogosan gondolja, hogy nem azt a szolgáltatást kapja, amit elvár, így aztán nem is véletlen, ha nehezebben fogja magát jól érezni, mintha mindez nem történik meg vele.

Ebben az esetben a művészeknek a színpadon sokkal többet kell az elején nyújtani, hogy elfeledtesse a nézőben felgyülemlett negatív érzéseket, hogy aztán át tudja magát adni a művészeti élménynek.

1.7. A mecénás

Gaius Maecenas - i.e. 70-ben született gazdag római polgár, Augustus császár barátja -, akinek a nevéhez kötődik a „mecénás” kifejezés. A szó azt az adományozót jelenti, aki ellenérték elvárása nélkül segíti a művészeti alkotások létrejöttét, vagy a művészeti intézmények működését.

Maecenas, korának nagyon ismert művész pártolója volt. Saját palotájában adott otthont költőknek, íróknak, zeneszerzőknek és a császár tanácsadójaként is nagyon sok segítséget nyújtott az akkori művészeti élet jelentős alkotóinak. Többek között Horatiusnak és Vergiliusnak is a barátja és támogatója volt. Tevékenysége tiszteletére a neve, a tudomány és művészetpártoló fogalmává lett. Az ókori és középkori viszonyok között a művészetek fejlődésében jelentős szerepet játszottak a gazdag és befolyásos pártfogók, mecénások.

Mecenatúrának hívják azt a támogatási módot, amikor egy személy vagy cég, úgy ad támogatást egy művésznek, vagy művészeti intézménynek, tudományos műhelynek, hogy semmilyen ellenszolgáltatást nem kér érte. A művészi tevékenységek számos ága ma is pártfogókra szorul. A polgári társadalmakban ez évszázadok óta folyamatosan működik. Magyarországon ezt a feladatot ma még jórészt az állam végzi, a Nemzeti Kulturális Alapon (NKA) keresztül, ahol pályázatok elbírálása után döntenek a támogatások odaítéléséről.

Maecenas korában - időszámításunk előtti I. században - a római birodalom szétesőben volt. Az uralkodó szemlélet a gazdagabb polgárok körében a hedonizmus (amely egy filozófiai elmélet arról, hogy csak az örömök elérése és hajszolása fontos az életben). Az akkori polgári életben a gazdagabbak folyamatos lakomákkal múlatták az időt, ezek voltak a bacchanáliák.

A magyar irodalomban is van erre utaló anyag, hiszen Madách Imre: Az ember tragédiája művében, a Római színben egy ilyen bacchanáliát mutat be.

Ezért is volt különlegesség, hogy valaki (mint Maecenas) ebben a környezetben nem a mulatozásra költötte a pénzét, hanem művészeket támogatott, azért, hogy szabadon alkothassanak, ne kelljen a közízlést kiszolgáló alkotásokat készíteniük. És itt egy kicsit álljunk meg, néhány művészettörténeti fejtegetés kedvéért.

A művészetek őshazájában a görög és a római birodalomban a művészeti tevékenység színtere a piactér volt. Aki járt Olaszországban vagy Görögországban megfigyelhette, hogy minden városnak van egy központi piactere, ahol mind az ókorban, mind a középkorban a városka kereskedelmi és művészeti élete zajlott. A piactér volt mindennek a középpontja. Itt dolgoztak az emberek vagy árulták a festményeiket a festők, játszottak a zenészek vagy színházi előadásokat tartottak a komédiások, vagy a cirkusz művészei. A művészek a produkcióikért a piactéren fizetséget is kaptak, általában terményben, ételben. Ezt ténylegesen úgy kell elképzelni, hogy a cirkuszi sátorba 5 tojás volt a belépődíj. Ha valakinek sikere volt, akkor több tojást kapott, mint amennyire szüksége volt magának meg a családjának. A felesleget elcserélte ruhára, cipőre és egyéb számára szükséges dologra. Ahhoz, hogy a produkció tetszést arasson, ki kellett szolgálnia a közízlést, ami azonban sohasem adott lehetőséget a kísérletezésre, új irányzatok, elképzelések kipróbálására. Maradt a „tuti”, mert különben elmaradt a siker, ahogy a tojás is. Ez volt az, ami a fejlődést, az új stílusok kipróbálását lehetetlenné tette. Maecenas nagysága, hogy felismerte, a művészetek csak akkor tudnak fejlődni, ha nincsenek kitéve a piac törvényeinek.

A középkorban ez a tevékenység még jelentősebb szerepet játszott, hiszen akkor már a nagyurak, királyok, hercegek, főnemesek egymással vetélkedtek, hogy kinek van értékesebb, tehetségesebb festője, zeneszerzője, zenésze.

Így jutottunk el egészen a XVIII. századig, amikor a polgárság elindul a megerősödés útján és kezdi az arisztokráciától átvenni a gazdasági, politikai és kulturális hatalmat. A polgárság semmit sem akar úgy csinálni, mint az arisztokraták, így a művészek támogatását, vagyis a mecenatúrát sem. A polgári gondolkodás szerint, nem kívánnak beleszólni a művészek életébe, nem akarják meghatározni, hol lakjanak (hiszen a kastélyokban a támogatott művészek ott laktak a családjukkal együtt), és a művészeti és tudományos élet támogatását egészen másképpen képzelik el.

A polgári lét eszménye a szabadság, az emberek önrendelkezési joga, ezért amikor a polgárság jelentős szerephez jut a XVIII és XIX. században a gazdaságban és a kultúrában, akkor a mecénás szerepe is megváltozik. A polgár úgy gondolja, hogy a megteremti a művészetek működésének feltételeit, megfizeti a belépőjegyet és ezzel biztosítja a művészek megélhetését, így nem kell beleavatkoznia az életébe. Színházakat és hangversenytermeket, galériákat hoznak létre, ahol a művészeti élet működhet és a belépőjegyekből biztosítják a megélhetést a művészek számára. Ez a mai napig a „normális” polgári országokban így működik. A New Yorki Metropolitan Opera a mai napig a fenntartási költségeinek felét a mecénások évi adományának köszönheti. Ez azt is jelenti, hogy több millió dollárt adnak teljesen ismeretlen adományozók, mecénások csak azért, hogy az Operaház működjön és olyan világsztárokat tudjon megfizetni, akik emelik a rangját. Magyarországon a II. világháború előtt hasonló mecénások segítették a művészeti intézményeket, de a háború után kialakult politikai rendszer (a szocializmus 1945 -1990 között) elmélete szerint a kultúra finanszírozása az állam feladata és ezt a saját ideológiája mentén el is látta. A polgárság, mint társadalmi csoport és kultúra finanszírozó erő megszűnt, és a rendszerváltás utáni időszakban is még nehezen alakul vissza tényleges erővé. Magyarországon ma is - 25 évvel a rendszerváltás után - még az állam végzi pályázatok útján a mecenatúrát.

1.8. A szponzor

A szponzor reklámcéllal anyagi támogatást nyújtó intézmény, cég, vagy magánszemély. A támogatás nem csak pénzben, hanem tárgyakban, szolgáltatásokban is létrejöhet.

A támogatás ellentételezéseként a cég vagy magánszemély reklám megjelenési lehetőséget kap.

A szponzorálás lényege, hogy valamilyen üzlet jön létre a művészeti esemény szervezője és a szponzor között.

A szolgáltatásért szolgáltatást adó üzleteket hívjuk barter megállapodásnak, ahol az adott és a kapott szolgáltatások értékei nagyjából megegyeznek egymással. Klasszikus példa egy barter-szerződésre, amikor a koncert helyszínét birtokló cég a terembért olcsóbban adja, de cserébe a marketingkommunikációs anyagokon kéri a logójának a feltüntetését, mint támogató, továbbá meghatározott számú jegyet is, a majdan meghívandó partnerei számára. Ugyanilyen barter megállapodás, amikor egy rendezvényszervező valamelyik televízióval köt szerződést arról, hogy a televízió ingyen felveszi és le is adja a műsort, de cserébe biztosít a produkció számára reklámspotot, amivel magát az előadást hirdeti, beharangozza.

Hazánkban a szponzorálási politika ma még nagyban különbözik a világ többi részén alkalmazottaktól. Általában a szponzorálás egy, a saját ügyfélkör kiszélesítéséhez kapcsolható stratégia mentén alakul ki, és leginkább a brandépítést, márkaépítést szolgálja. A szponzor a saját márkanevét, a cégnevét igyekszik kellemes eseményhez kötni, imázsát javítani a támogatás segítségével. A cégek az egyszerű reklámtevékenységnél általában a termékeiket vagy a szolgáltatásaikat reklámozzák.

Az egyik legismertebb példa a fentiekre a Siemens esete, amely cég a Tavaszi Fesztivál főszponzora volt éveken keresztül és ezért a hidakon a főváros és a fesztivál zászlói mellett a Siemens logóval ellátott zászlók is megjelentek. A fesztivál műsorfüzetében viszont, ahol már a reklámok is szerepet kaptak, a Siemens valamelyik termékének a hirdetése található, esetünkben vagy a Siemens mobiltelefon vagy a Siemens televízió.

Magyarországon ma még (2015-ben) nagyon elkülönül a magyarországi multi cégek szponzorálási szokása, valamint a magyar tulajdonban, magyar vezetéssel működő cégek szponzorálási gyakorlata. A multi cégek az anya vállalat gyakorlatát követik és általában egy szakmai szponzor bizottságot működtetnek, ahol a döntés hozatalban a cég marketing szakemberei mellett az adott művészeti ághoz értő szakemberek is részt vesznek. Ezeknél a cégeknél pontosan látható a célcsoport és általában meghatározásra kerül a szponzor koncepció, ami alapján születnek a döntések.

Példaként említeném a Coca-Cola-t vagy a McDonald’s étteremláncot. A Coca-Cola célcsoportja a fiatalság, ezért nagyrészt azokat az eseményeket fogja támogatni, amelyek a 14-20 közötti korosztálynak szólnak, míg a McDonald’s a 4-14 közötti gyermekpopulációhoz kíván közel kerülni. Ennek a szponzor koncepciónak teljesen elfogadható üzleti érdekei vannak. A McDonald’s esetében a gyerekműsorok, rendezvények támogatása azért fontos, hogy a cég pozitív színben tüntesse fel magát, mert a mostani célközönsége később (tudatos vásárlóként) már nehezebben lesz rászoktatható a gyorséttermi étkezésre. A gyerekek számára most még vonzó egy ajándék, egy program, egy gyerekkoncert, - lehet, hogy az étel nem is annyira érdekli - és ez az a kor, amelyben megfelelően fogékony az un. „beetetésre”. A Coca-Cola-t hasonló megfontolások vezetik, azaz a fiatalokkal elfogadtatni és megszerettetni az általuk gyártott italokat.

A fenti két példa jellemző a multinacionális vállalatok tudatos szponzorálására. Ez még kiegészíthető a nemzetközi bankok gyakorlatával, amelyek például a klasszikus zenét vagy más fajsúlyosabb művészeti alkotásokat is támogatnak, mert igyekeznek a társadalom minél szélesebb rétegeit megnyerni egy-egy termékük vagy szolgáltatásuk számára.

A szponzorálások egyértelműen az ügyfélkör bővítését is szolgálják, hiszen megnyerő lehet látni egy bank által támogatott koncerten olyan neves szakembereket, akik a saját hitelességükkel akaratlanul hozzájárulnak egy-egy rendezvény színvonalának az emeléséhez.

Magyarországon - amennyiben nem a multinacionális vállalatok szponzorálási szokásait vizsgáljuk, hanem a hazai vállalatokét - komoly eltéréseket tapasztalhatunk. Sajnos azt kell mondani - és tisztelet a kivételnek -, hogy többségében teljesen szubjektív, szinte megfejthetetlen a gyakorlat.

Nagyon elterjedt és komoly szubjektív elemeken alapszik az ún. „mikszáthi módi”, ahol rokoni, ismerősi alapokon nyugszik a támogatás megítélése. A másik, szintén gyakori tapasztalat különösen ott, ahol a cég vezetője egyben a tulajdonosa is, hogy a vezető a gyermekkorban ki nem élt vágyait kívánja a szponzorálás révén kielégíteni. A legjellemzőbb területei ezen vágyak kiélésének a sport és a művészeti támogatások köre, a karitatív alapú vagy a tudományos és oktatási életet érintő szponzorálások. Így lesz azután a tornából felmentett cégtulajdonosból egy focicsapat tulajdonosa és egy kevésbé tehetséges zenét tanuló gyerekből a zeneművészet egyik főszponzora.

Még a multinacionális vállalatoknál is előfordulnak tévedések, amelyek leginkább abból a gyakorlatból fakadnak, hogy a cégek marketing igazgatói már nagyrészt nem itthon tanulnak, sokszor nem is magyar az anyanyelvük, vagy nagyon sokat tartózkodnak távol a hazától, és így nem elég tájékozottak a hazai kulturális életet illetően. Az esetleges félreértéseket alapos felkészüléssel lehet megelőzni mindazoknak, akik nem érzik magukat biztosnak egy-egy művészeti ág ismeretében.

Az a személy, aki valamilyen művészeti rendezvényhez pénzt szeretne szerezni, annak konkrét üzleti ajánlattal kell érkeznie a potenciális támogatóhoz a tárgyalásra. A bizonytalanság és a zavaros előadásmód bizalmatlanságot szül, szinte borítékolható lesz a támogatás elutasítása. Ugyanennyire visszatetsző lehet a túlzott magabiztosság is, ezért a megfelelő, okos és felkészült fellépésre komoly figyelmet kell fordítani. Meg kell próbálni meggyőzni a partnert, hogy számára is jó üzlet a képviselt ügy mellé állni. A felkészültséget nem árt megsegíteni a meglátogatandó cég honlapjának átnézésével, a célcsoportja szokásainak előzetes vizsgálatával, és rámutatni, hogy ez milyen kedvezően találkozhat a szóban forgó esemény piaci szegmensével.

A szponzorálás és a mecenatúra közötti lényeges különbség, hogy a szponzorálás nem mindenfajta érdek nélkül történik, hanem igenis különböző megfontolások alapján válhat hasznossá a szponzor számára.

A szponzori ajánlat

A szponzorálást - ami egy mindkét fél számára előnyös üzletet feltételez - senki se tekintse „koldulásnak” valamiféle jó tettnek, hanem kőkemény üzletnek, ezért is fontos, hogy a szponzorálás folyamatában betartsuk az üzleti élet szabályait.

Amikor egy produkció ajánlatot tesz, akkor a „szponzor ajánlatnak” tartalmaznia kell a feltételeket, a teljesítési időpontokat, felelősöket, határidőket. Nem szabad általánosságokat megfogalmazni, ami később a teljesítés során nézeteltéréshez vezethet. Ne határozzunk meg olyan kikötéseket, amelyek nem mérhetőek, nem egyértelműek. (pl. „a rendezvény európai vagy világszínvonalú legyen” vagy „a rendezvény elnyeri a résztvevők tetszését”. Mind a két félnek mást jelenthetnek, így a teljesítésük is szubjektív, amiből vita származhat.)

A szponzor ajánlatban le kell írni pontosan, hogy mit tud nyújtani az egyik fél és mit kér ezekért cserébe a másik. A szponzorálás nagyságát is pontosan meg kell határozni. Nem lehet úgy elküldeni egy szponzor ajánlatot, hogy a szponzor adjon annyit amennyit tud, vagy amennyit gondol. Mivel ez üzleti ajánlat, pontosan meg kell mondani, mennyi az ára annak a szponzor csomagnak, amit ajánlunk. Az ajánlat végén opciós lehetőségként szerepelhet, hogy „amennyiben az ajánlattól eltérő elképzelése van a szponzornak, úgy az újabb tárgyalás alapját képezi” - de nem szerencsés, ha ez automatizmust jelent. Ma már nagyobb rendezvények esetében szponzor csomagokat ajánlunk ki. Gyémánt, Arany és Bronz fokozatú szponzor csomagokat állítunk össze, amik között már komoly anyagi különbségek lehetnek. Ez a megoldás a szponzornak is könnyebbséget jelent, hiszen az anyagi lehetőségeinek megfelelő tud csomagot választani.

A Producernek vagy a rendezvényszervezőnek pontosan tudnia kell, hogy mit adhat a támogatásért cserébe. (Plakát megjelenést, szórólap hátlapját, televíziós megjelenést stb.) Ezeknek az ajánlatoknak (kiajánlott felületeknek) a használati vagy tulajdonjogát a kiajánlónak szerződéssel biztosítania kell. Nem szabad például ajánlani egy helyszíni molinó elhelyezését, ha a helyszínnel kötött megállapodásban nincs benne, hogy milyen felületeket használhatunk reklám céljára. A televíziós közvetítésnél vagy felvételnél is pontos megállapodás kell a televízióval, hogy milyen reklám megjelenések lehetnek a színpadon. Ha ezeket előre nem rendezzük, nagyon komoly vitáknak és pereknek nézhetünk elébe.

Amikor egy rendezvény befejeződik, akkor nagyon fontos a köszönő levél és a szerződés szerinti „támpéldányok” küldése a szponzor számára. A támpéldány azt jelenti, hogy minden - a szerződésben szereplő - reklám anyagból egy példányt biztosítani kell a szponzor részére. Azoknak a reklámoknak a megtörténtét is valamilyen módon dokumentálni kell, aminek nincs támpéldánya. (pl. A szerződésben szerepel, hogy a színpadon előadás közben megköszönik a szponzor támogatását. Erről nem lehet papír alapú támpéldányt biztosítani, ennél a megoldás egy videofelvétel vagy egy hangfelvétel készítése.)

A korrekt elszámolásnak nemcsak az adott rendezvény miatt van fontos jelentősége, hanem a céggel való jó kapcsolat ápolása miatt is. Később hasonló típusú rendezvény esetén sokkal könnyebb egy tisztességesen, megbízhatóan teljesítő rendezvényszervezőnek újbóli szponzorálást kapnia, mint annak, aki felületesen vagy rosszul teljesítette az elszámolási kötelezettségét.

2. A RENDEZVÉNYEK SZERVEZÉSÉNEK TÖRTÉNETE

Minden szakma igyekszik a lehető legrégebbi gyökereit megtalálni, hiszen minél ősibb egy foglalkozás, annál jelentősebb a megítélése magának a hivatásnak.

A rendezvényszervezés - megnyugtatására mindazoknak, aki ezen a területen dolgoznak - az egyik legősibb szakma, ezt bizton állíthatjuk. Tréfásan felfogva, tulajdonképpen már az Édenkertben konferencia zajlott Ádám, Éva, a kígyó és az Úr között.

Komolyan vizsgálva a témát, elég megnézni az őskori barlangrajzokat, amelyek olyan rituálékat, vallási szertartásokra utaló jeleket őriznek, amelyek rendszeresen lezajlottak, megismétlődtek. A megismétlődő szertartások kialakult gyakorlat szerint folytak, és az a tény, hogy embercsoportok minden esetben ugyanúgy végezték ezeket, feltételezi valakinek az irányító szerepét. Teljesen mindegy, hogy hogyan nevezték őt, de a rendezvények/események egy személy, a rendezvényszervező vezetésével bonyolódtak le.

Az ókorban - mind Rómában mind a görög birodalomban vagy máshol - a rendezvényszervező nyomai már teljesen egyértelműek. Megmaradtak a tárgyi nyomai is, mint például a Colosseumokban, ahol több ezer néző előtt történtek a sport és művészeti események, a gladiátor játékok vagy a cirkuszi produkciók, amelyek mind feltételeztek egy irányítót és több segítőjét.

Grüll Tibor történésztől idézve:

„A rómaiak szenvedélyes játékosok voltak. Kivált a vásári komédiákért, cirkuszi kocsiversenyekért és a gladiátori játékokért tudtak lelkesedni.

Az ókori szórakoztatóipar e sajátosan római formái egyszerre elégítettek ki vallási és politikai igényeket, s szolgáltak a nép mulattatására - ily módon a szociális feszültségek feloldásának is hatékony eszközeivé váltak. A római civilizáció ezen alapvető intézményeinek erkölcstelensége és kegyetlensége azonban még a józanabb kortársakat is elrémítette.

Valamely kormányzat kiválóságát legalább annyira jelzi, milyen gondot fordít a szórakozásra, mint a komoly dolgokra, mert igaz, hogy az utóbbiak terén a hanyagság sokkal inkább elítélendő, az előbbiek esetében viszont nagyobb elégedetlenséget szül: mindent összevetve, a nép kevésbé mohón vágyik a pénzbeli bőkezűségre, mint a látványosságokra” - írta a filozófus-császár Marcus Aurelius nevelője, Fronto.

A római szórakoztatóipar állami monopólium volt. Indokolta ezt a római játékok alapvetően vallási jellege, de még inkább azok tömegbefolyása.

A császárság a hatalmi politika eszközévé tette a cirkuszt, erre utal Juvenalis szállóigévé lett ”Kenyeret és cirkuszt!” mondása. Ingyen gabonához ingyen látványosság dukált: a császárkorban tétlenségre kárhoztatott városi csőcseléket el kellett valamivel foglalni, különben energiafeleslegét könnyen a hatalom ellen fordíthatta.”

A lucullusi vacsorák híres rendezvények voltak. i.e. Rómában volt egy híres hadvezér és filozófus, aki a bacchanáliákat úgy szervezte, hogy szabályokat állított fel az abban részt vevők számára. A lakomákra hivatalos meghívókat küldetett ki, ezért aztán megtiszteltetésnek számított ezekre bekerülni. A szabályok értelmében kötelező volt a vacsora előtti fürdés, a tiszta ruhába öltözés, mert csak így lehetett bejutni a lakoma helyszínére. A látogató a terembe csak jobb lábbal léphetett be, melyet az ajtóban álló teremőrök ellenőriztek. Ennek magyarázatát ma is keresik a történészek (valószínű babonás okai lehetnek).

Az ilyen rendezvények már komoly rendezvényszervezői feladatokat rejtettek magukban, hiszen a részvétel szabályait is ismertetni kellett a meghívottal, és az egész rendezvényt ennek megfelelően kellett levezényelni a háttérből.

A rendezvények fejlődéstörténetében egyértelmű ugrást jelentett az első Olimpia, amelyet először i.e. 776-ban a görög államban rendeztek meg. Színhelye a Peloponnészoszi-félszigeten található Olümpia városa volt. A mai olimpiákon is használatos szimbólumrendszer egy része - mint például az olimpiai láng - már itt kialakult. Ennek tiszteletére, mindmáig innen viszik az olimpiai lángot az esemény tényleges helyszínére.

Az első olimpia egy helyszínen zajlott, egy nagy központi stadionban és az egyes versenyszámok között cirkuszi mutatványokkal szórakoztatták a közönséget, hogy elviselhető legyen a várakozás. Az olimpiai játékok versenyei 5 napig tartottak, a 6. napon volt a díjátadás, amikor megkoszorúzták a győzteseket és rendeztek egy lakomát. A verseny-számok főként az akkori kornak megfelelő harcászati, illetve ügyességi vetélkedők voltak. (futás, birkózás, ökölvívás, pankráció, pentatlon és lovasversenyek.)

Az ókori és a jelenkori olimpiák közti legszembetűnőbb eltérés a díjátadási ceremóniáknál figyelhető meg. Szemben a mai gyakorlattal - amikor az egyes versenyszámok végén adják át az érmeket -, az ókorban a hatodik napon rendeztek egy nagy díjátadó lakomát a győztesek tiszteletére. A díjátadáson sok ezer ember mulatott, az olimpia megszervezése már nagyon komoly figyelmet és több ezer ember összehangolt munkáját igényelte.

Az ókori Egyiptom egy dolog miatt érdekes. Itt is a fáraó kezében összpontosult bármilyen rendezvény szervezése, de a lakomák színvonalát továbbfejlesztve, itt már megjelent az élő zene, a zenekarok részvételével. Az egyiptomi lakomák még abban is különböztek más ókori vendégségektől, hogy ezeken főként a tenger gyümölcsei és a zöldségek borokkal kísérve domináltak, míg Rómában és a többi városban a sült húsoké volt a főszerep.

A középkorban a rendezvények inkább vallási, valamint a király mellett szóló politikai célokat kezdték szolgálni. A rendezvények állami monopólium alá estek, az uralkodó családi eseményeit ünnepelték, vagy az egyház szervezhetett misztérium-játékokat, körmeneteket és egyéb szertartásokat.

A XV-XVI. században, Itáliában és Spanyolországban egy új művészeti irányzat, a reneszánsz hódít. A reneszánsz Itáliában a mecénások szerepe ismét jelentős, különösen a Mediciek tevékenysége, akik a különböző hercegségek körében versengést indítanak, hogy kinek az udvarában dolgoznak a legtehetségesebb szobrászok, festők, zenészek és egyéb művészek. A társadalom nagyon emberközpontúvá válik.

A XVII.-XVIII. századi Itáliában óriási szerepet kap a zene, az operairodalom ma is játszott remekei ekkor készülnek el. A hercegségek báljain és lakomáin jelentős funkciót töltenek be az öltözékek (színes, pompás anyagokból készülnek a ruhaköltemények). Franciaországban megépülnek a Loire menti kastélyok, ahol az arisztokrácia tagjai hatalmas bálokat rendeznek.

Az első bált 1385-ben bajor Izabella esküvőjére szervezték. Ettől kezdve királyi jog a bálozás - amely jog gyakorlása 300 éven keresztül tartott -, de néha a király engedélyével egy-egy magas rangú főúr is szervezhetett bált. A bál szó az olasz ballare - táncolni igéből származik, a lényege a táncmulatság. Ezeknek a klasszikus báloknak mereven rögzített szabályai voltak: szigorúan este 8-kor kezdődtek, zenekar működött az est alatt, és a résztvevők előírt rend szerint táncolhattak. A bál nyitótánccal indult, amely minden korban más táncfajta volt, de elengedhetetlen részét képezte a ceremóniának. Később aztán a polgári bálokon megjelent nyitótáncként a palotás, majd a bécsi keringő (a Straussok nyomán), végül az angolkeringő.

1385-től kb. 1715-ig jelentős változáson megy át a kultúrtörténet. Az 1642-es angol polgári forradalomtól beszélünk a polgárság kialakulásáról, amely polgárság mind Angliában mind Franciaországban egyre jobban kezd megerősödni. Az egyre jelentősebb polgárság kezdi az arisztokráciától eltanulni azt, ami odáig csak a főúri réteget illette meg. Elveszi a kiváltságait, és mivel az arisztokrácia nagy része a középkor végére elszegényedik, az időközben kialakult gazdag polgárság már bírja anyagiakkal a főúri szokásokat követni. A polgárság a kereskedőkből, gazdasági tevékenységet végzőkből, bankárokból tevődik össze, akik egyre jobban meggazdagodnak. Mindez a XVII.-XVIII. században történik, és óriási változásokat eredményez a társadalomban.

1715-ben Párizsban a francia polgárság egy nagyszabású polgár-bált rendez. Ez a bál látványosan annulálja a király kizárólagos jogát a bál rendezésre. Az első polgár-bált aztán évente követi a többi és annyira sikeresek ezek az események, hogy az arisztokrácia egyes képviselői álruhában igyekeznek részt venni rajta, mivel a saját báljaik kevésbé szabadok, a túl sok megkötés már feszültté teszi azokat.

A polgárság kialakulásával megváltozik a művészeti élethez történő viszonyulás, és ezen keresztül a rendezvényszervezés világa is. Az a fajta gyakorlat, amelyben a mecénások a palotáikban adnak lakást és ételt a művészeknek - és így a művészeti eseményeket is a palota falain belül tartják, vagy a piactéren a népnek - már tovább nem folytatható. A polgárság egy új szemlélettel áll elő, nevezetesen nem akarja családostul magához kötni a művészt (egyedül nem is képes eltartani őt) hanem inkább úgy támogatja a művészetet, hogy előadásra alkalmas helyeket építtet. Színházat, vigadót (redoute-ot), később kávéházakat, galériákat, tehát létrehozza azokat a színtereket, ahol a művészek meg tudnak jelenni.

A polgár támogatása abban nyilvánul meg, hogy drága pénzért megveszi a jegyeket, így ebből a bevételből a művészek meg tudnak élni, ténylegesen önállóvá válnak. A polgárság megerősödésével a XIX. században kialakul a reformkor, amelyet már egyértelműen a polgárok irányítanak. Hatalmas változást okoz mindez a rendezvényszervezés területén is, hiszen a megszüntetett királyi monopóliumok helyét a polgárság által szervezett rendezvények veszik át. A királyok általában ekkorra már teljesen meggyengülnek, az arisztokrácia jelentős része elszegényedik, a polgárság egy része meggazdagodik. Megjelenik egy újfajta szórakozási színtér, a kaszinó. A kaszinók nem a mai értelemben vett szerencsejáték helyek, hanem polgári klubok, ahol az urak beszélgetnek, politizálnak, művészeti előadásokat, zongoristákat és egyéb zenészeket hallgatnak, de esetenként kártyáznak is. Így ad a kaszinó a társas együttlétnek egyfajta színteret.

A XIX. század másik fejlődési eredménye, hogy a magánházakban kialakulnak az estélyek, ahol a vendégek mindig valamilyen kis művészeti produkciót is élvezhetnek. Az estélyeken néha a család hölgy tagjai lépnek fel, de a fontosabb eseményekre művészeket hívnak, akik révén szeretnék a saját elismertségüket és társadalmi rangjukat emelni. A magánházaknál már jelen van a politika, a polgárok kezdenek beleszólni a politikai életbe.

A XIX. század még egy új helyszínt épít ki a kulturális rendezvények terén, ezek a kiállítások. Korábban a képzőművészek nem tudtak olyan teret találni, ahol a műveikkel megjelenhettek és azokat ott el is adhatták, ezt a célt szolgálják a galériák és a kiállítótermek.

Az újkorban a polgárság szinte mindenütt olyan erős, hogy még működő alkotmányos monarchiákban is jelentős a szerepük. A társasági élet színterévé válnak a kávéházak. A zenés kávéházakban zongoristák játszanak, beindulnak az ötórai teák. A polgárság egy egészen más erkölcsi felfogás szerint él, a kávéházakban már találkozhat egy férfi és egy nő (amelyből a XX. század elején sok probléma adódik).

1896-ban Budapest megrendezi a világkiállítást, ami óriási lendületet ad az ország gazdasági fejlődésének is éppúgy, mint a rendezvényszervezésnek. A millenniumi kiállítás egy újabb lökést ad a rendezvények fejlődésének, amely megteremti a Hungexpo ősét, a hatalmas vásárcsarnokot, ahol kiállításokat és vásárokat szerveznek. Ezzel a fejlődéssel és a sikeres millenniumi kiállítással Magyarország jelentős helyre kerül Európában, minek köszönhetően egészen a II. világháborúig sok vásárnak ad otthont Budapest.

A második világháború után Magyarország a szocialista világrendszer része lesz, ami a rendezvényszervezés tekintetében óriási változást hoz az ország életében. Visszatérünk az ókori szokásokhoz, hiszen a rendezvényszervezés ismét állami monopólium lesz. Állami intézmények veszik át az irányító szerepeket, mindenfajta magánkezdeményezés megszűnik. Kultúrtörténeti szempontból lényeges, hogy az állam kiemelten kezeli a művészetek és a művészek anyagi támogatását.

Mindezek ismerete azért fontos, mert 25 évvel a rendszerváltás után is érezzük ennek a gondolkodásnak a nyomait. Egyik legjellemzőbb példája az Operaház működtetése, ahol ma is minden egyes jegyre több mint 10.000.-Ft támogatást ad az állam (éves szinten több mint 6,5 milliárd Ft-ot). Ez a világon sehol sincs így! A New-Yorki Metropolitan vagy a Milanói Scala egy fillért sem kap az államtól, azok egyértelműen a jegybevételekből, magán mecenatúrából és a szponzorok támogatásaiból tartják fenn magukat.