A fordítás az alábbi kiadás alapján készült:

Marc Zao-Sanders

Timeboxing

Michael Joseph, 2024

Fordította: Imre Eszter

Copyright © Marc Zao-Sanders, 2024

Hungarian translation © Imre Eszter, 2024

Hungarian edition © GABO Könyvkiadó, 2024

Minden jog fenntartva. A könyv bármely részletének közléséhez a kiadó előzetes hozzájárulása szükséges.

Kiadja a Gabo Könyvkiadó

Felelős kiadó: Földes Tamás

Felelős szerkesztő: Várlaki Tibor

Szerkesztő: Daróczi Péter

Borítóterv: Szabó Vince

Tördelő: Schwarczenberger Helga

Korrektor: Sálinger József

ISBN 978-963-566-654-6

gabo.hu

facebook.com/GABOKIADO

instagram.com/gabo_kiado

A Gabo Kiadó e-könyveinek kizárólagos terjesztője a DiBookSale Zrt.

Elektronikus verzió v1.0

A mamának, szó szerint mindenért.

Kulcsszavak

Tudatosság, tevékenység, higgadtság, szabadság, túlterheltség, figyelem, tudatosság, mély gondolatok, áramlás (flow), együttműködés, tervezés, bizalom, tennivalók, naptár, szállítás, útvesztők, szokás, pihenés, alvás, felsőbb erő, egy dolog, egyszerűség

Szavak száma

47496

Olvasási idő

216 perc

„Nekünk csupán annyi a dolgunk, hogy eldöntsük, mihez kezdünk az idővel, amit kaptunk.”

(Gandalf)

Tartalom

Bevezető

ELSŐ RÉSZ

1. A timeboxing a megoldás

2. Működik

3. A félreértések elkerülése végett

4. Higgadtság

5. Okosabb gondolkozás

6. Együttműködés

7. Produktivitás

8. Tudatos élet

MÁSODIK RÉSZ

9. Az alapok

10. A feladatlista

11. Cellakészítés

12. Cellaméretezés

13. Cellarendszerezés

HARMADIK RÉSZ

14. Ez a fejezet

15. Kezdete – közepe – vége

16. Ritmus és verseny

17. Kiszállítani valamit

18. Útvesztők és egyéb figyelemelterelők

NEGYEDIK RÉSZ

19. A szokás kialakítása

20. Tudatos jelenlét

21. Jobb szünetek

22. Jobb alvás

23. Eszközök és technológiák

24. És működik

Utószó

Köszönetnyilvánítás

Timeboxing-történetek a világ minden tájáról

A szerzőről

A Timeboxing-módszer méltatása

A GABO Kiadó e-könyveiről

Ha tetszett a könyv, olvassa el ezt is

Bevezető

A korunkat meghatározó durva munkamódszer, illetve az életmódunk egyáltalán nem segít elérni az áhított életet, amely mindannyiunk szeme előtt lebeg. Ez a könyv azonban olyan gyakorlatot kínál, amely lehetővé teszi ezt számunkra. A gyakorlat neve timeboxing.

Miért írtam meg?

Több mint húsz éve kezdtem a pályafutásomat. Akkoriban egyáltalán nem tartottam kézben a dolgokat: abban a sorrendben láttam neki a feladatoknak, ahogy azok érkeztek, és mindig annak válaszoltam, aki a leghangosabban kiabált. Vezettem ugyan listát a tennivalóimról, de csak halvány fogalmam volt arról, hogy mi alapján kellene felállítanom egy fontossági sorrendet. Amatőr hibákat vétettem, a legsürgetőbb munkát általában félbehagytam, és gyakran rosszallással, sőt dorgálással kellett szembesülnöm. Több hónapnyi szenvedést követően kialakítottam egy egyszerű rendszert (amit napi munkatervnek neveztem el): kiválasztottam a listámról a fontosabb tennivalókat, bemásoltam egy táblázatba, felbecsültem, hogy körülbelül mennyi időt vesznek igénybe (7,5 perces egységekben, mert így negyed-, fél és egy órákká adódtak össze), és ahogy valaminek a végére értem, azonnal kipipáltam.

Ez már sokkal jobb volt. A fontos dolgoknak sikerült mindig a végére érnem, a rendszert pedig menet közben alakíthattam. Végre úgy éreztem, hogy kézben tartom a dolgokat, és jól is teljesítek (a táblázat minden nap kiszámolta, hány produktív munkaórám volt), illetve készült egy kereshető, digitális jegyzőkönyv a napi tevékenységeimről.

A rendszer azonban nem volt tökéletes. A táblázatba felvitt feladatokat ugyanis csak nehézségek árán tudtam összeegyeztetni a már meglévő kötelezettségeimmel, mint például a különféle megbeszélésekkel. A munkatársaim nem fértek hozzá a fájlhoz (a kétezres évek elején járunk, még a Dropbox és a Google Drive előtt), az pedig végképp elképzelhetetlen volt, hogy valaki hozzáférhessen egy-egy tétel mögötti részletekhez. Ami a legfontosabb: a táblázatban feltüntetett feladatokat csak rengeteg munka és szervezés árán tudtam egy-egy napszakhoz rendelni: a nap egyetlen pillanatában sem volt egyértelmű, hogy pontosan min kellene dolgoznom, ahogy az sem, hogy időben vagyok-e a feladataimmal, vagy éppen el vagyok maradva.

Több mint tíz évvel ezelőtt teljesen véletlenül rábukkantam egy cikkre a Harvard Business Review-ban.{1} A szerző, Daniel Markovitz arról írt, hogy a feladatlisták átvitele a naptárba forradalmasítaná a hatékonyságot. Az volt az alapvetése, hogy a feladatlisták önmagukban nyomasztóak, nem teszik lehetővé a fontossági sorrend felállítását, hiányzik belőlük a kontextus, és nem eredményeznek elköteleződést. Egy megosztott naptár mindezen problémákra megoldást kínálna, írta. Ez nagyon is egybecsengett a saját tapasztalataimmal. Így 2014 elején elkezdtem napi szinten alkalmazni ezt a módszert, amelyet később elneveztem timeboxingnak. Minden reggel tizenöt percet szántam rá, hogy eldöntsem, aznap mit fogok csinálni, és mennyi ideig, majd mindezt feljegyeztem a Google naptáramba.

Ezzel minden megváltozott.

Innentől kezdve tényleg a helyzet magaslatán álltam. Mindig tudtam, hogy mit csinálok, és kétségem sem volt afelől, hogy a megfelelő feladatokra fókuszálok. Sokkal hatékonyabban fel tudtam mérni, hogy mikor érek egy adott feladat végére, így könnyebben tudtam igent vagy nemet mondani egy új projektre, megindokolva a válaszomat, amely kapcsán mindig magabiztos voltam. A bizonytalanság és túlterheltség pillanataiban a „Vissza a naptárhoz!” mantrám segített, amely minden alkalommal fény volt az alagút végén. Amikor elindítottam a saját vállalkozásomat, az volt a célom, hogy mindig transzparens vezérigazgató legyek, aki segít az embereinek. A timeboxing mindkettőben támaszom volt: a nyitott, mindenki számára elérhető táblázatban a csapatom minden tagja láthatta, hogy éppen mit csinálok, és azt is, hogy mit fogok csinálni.

Egyre jobban ment. Az elmúlt tíz évem naptári bejegyzéseit visszanézve a timeboxing-gyakorlatom megnyugtató, látványos és tanulságos fejlődését látom: egyre kevesebb üresjárat a munkanapjaimban és egyre szabályosabb méretű cellák, felismerhetőbb nevekkel. Miután elkezdtem színek szerint rendszerezni a cellákat, már egy pillantás alapján is láttam, hogy mennyi időt töltök életem egy-egy területén. Rájöttem, hogy ez a rendszerező megközelítés a munkán kívül is hatékony lehet, ezért elkezdtem a munkaidőn kívüli óráimat is timeboxolni. Ez tényleg mindent megváltoztatott.

A módszer az ébren töltött óráimban meghatározta, mit, mikor és hogyan csinálok. Nélkülözhetetlenné vált.

Öt évvel később már szerelmes voltam a módszerbe, és szerettem volna, hogy másoknak is az előnyére váljon. Megírtam a saját Harvard Business Review-cikkemet (HBR) a témában.{2} Mivel ekkor már évek óta timeboxoltam, felismertem a módszer további előnyeit, amelyek még hatékonyabb eszközzé teszik: a színkódolásnak köszönhetően egy pillanat alatt átláthatóvá válik az egyes részfeladatok közötti összefüggés, és másoknak is bármikor meg tudom mutatni, mikor és min dolgozom. Ezenfelül van egy hasznos jegyzőkönyvem azokról, amiknek már a végére értem, kézben tartom a dolgokat és egyszerűen hamarabb végzek a munkámmal. A cikk éveken keresztül a HBR legnépszerűbb olvasmányai között volt. Sok olvasói levelet is kaptam. A legtöbben azt írták, hogy tetszik nekik az ötlet, és mindenképpen ki fogják próbálni. Mások megírták, hogy már régóta alkalmazzák ezt a módszert, és örülnek, hogy végre van neve is. Egy egyedülálló apa azt írta, hogy ez a módszer mentette meg, amikor lehetetlennek tűnt kézben tartania az életét. Még Markovitz is megkeresett! Nagyon sokan pedig egyenesen arra kérdeztek rá, hogyan ültethetik át a gyakorlatba a módszert.

De ez még csak a kezdet volt. 2022-ben egy vállalkozó szellemű TikTok-tartalomgyártó feltöltött egy videót{3}, amelyben a módszer előnyeit ecsetelte, és az én cikkemet is bemutatta. A videó heteken belül elérte a tízmilliós nézettséget. Ez a lelkesedés még inkább alátámasztotta, hogy az embereknek alapvető igénye van arra, amit a timeboxing módszere nyújt.

Azt már korábban is tudtam, hogy a világon több százezer felső vezető alkalmaz személyi asszisztenst, akik naponta timeboxolnak nekik, és a naptárkezelésnek köszönhetően nemcsak a teljesítményük javul, hanem kényelmesebb és nyugodtabb az életük is. De a módszert a világ számos nagy gondolkodója is – Carl Jung, Albert Einstein, Bill Gates és Mary Callahan Erdoes – alkalmazta valamilyen formában.

A módszer tehát rendkívül széles körben felkeltette az emberek érdeklődését, a Z generációs TikTok-kerektől kezdve az elfoglalt szülőkön és üzleti vezetőkön keresztül egészen a világ némely vezetőjéig és a nagy felforgatókig.

Minden munkanap reggelén körülbelül egymilliárd szellemi munkát végző ember ül le a képernyő elé, ahol aztán legalább nyolc órát tölt információfeldolgozással. A munka sohasem ér véget. A választási kényszer, hogy éppen min dolgozzunk, sohasem ér véget. És akkor még nem is szóltunk a munkán kívüli – szintén sürgős és fontos – feladatainkról és kötelezettségeinkről, amelyeket ugyanúgy be kell szorítanunk a programunkba.

Ilyenformán minden pillanatban nagyon sok, egyáltalán nem triviális választás előtt állunk. Ettől pedig több síkon is szenvedünk. Belefáradunk a folyamatosan elérhető számtalan lehetőségbe, és ez rontja a döntéshozatali képességünket.{4} Kialakult bennünk egy félelem, hogy lemaradunk dolgokról, amelyekkel éppen foglalkozhatnánk, és amelyek folyamatosan szembejönnek velünk a közösségi médiában. Életminőségünket és a mindennapjainkat javarészt alattomos, láthatatlan algoritmusok határozzák meg, és amikor rövid időre sikerül kiszakadnunk ebből, a kéretlen értesítések máris visszarántanak. Nem sikerül teret biztosítanunk olyan szokások és tevékenységek számára, amelyek elvezetnének oda, ahová mindannyian szeretnénk megérkezni: a fejlődéshez, a sikeres karrierhez, a tartalmas kapcsolatokhoz és az egészséghez – a boldog, tartalmas élethez.

Így egyre több emberen uralkodik el az indokoltnál jóval nagyobb zavarodottság, tanácstalanság és fásultság, és egyre többen élnek meg súlyos szorongást és levertséget. Ez a világ legjobban szituált embereinek a lelkiállapota.

Nem csoda, hogy mára több ezer könyv és cikk született a produktivitásról és az időgazdálkodásról. Ezek mindegyike sajátos megközelítésen alapul, amely néha valamelyest átfedésbe kerül a többivel. Ezek a metszéspontok általában a szokások, a feladatlisták, a figyelem, a flow, az energia, a priorizálás, a „kevesebb több”, a halogatás ellenszerei, a mentális egészség és a spiritualitás. A témában született kiadványok közül több is hatékony módszert kínál, és sikerkönyv lett, mint például az Elmélyült munka, A tudatos figyelem művészete, Az élet rövid, a Tizenöt titok az időgazdálkodásról, Amit ma megtehetsz és az Atomi szokások.

És mégis ezen könyvek egyike sem kínál tartós és részletes útmutatót a timeboxinghoz. A fent említett hat sikerkönyv szerzői kivétel nélkül elismerően szólnak a módszerről, és egyetértenek a hatékonyságát illetően, ennek ellenére mindössze néhány bekezdést vagy oldalt szánnak az ismertetésére.

Ezért nemcsak lehetőséget láttam benne, hanem felelősségemnek is éreztem, hogy minél több emberhez eljuttassam ezt a módszert és a hozzá tartozó mentalitást. Ebből a könyvből úgy ismerhetik meg a timeboxingot, mint az alapvető időgazdálkodás-filozófiát, amely készen áll arra, hogy segítsen annak a több milliárd embernek, akik napi szinten roskadoznak a folyamatos választási kényszer terhe alatt.

Friss és ropogós: készen áll arra, hogy segítsen az olvasónak.

Miért szól nekünk?

Engedjék meg, hogy kitaláljam.

Nagyon elfoglaltak vagyunk. Gyakran túlterheltek. Mindennap hosszú órákat töltünk a digitális térben egy képernyő előtt. Számos olyan eszközt birtoklunk és használunk, amely a digitális világhoz köt. Ébredés után perceken belül a kezünkbe vesszük a telefont, amely éjszaka az ágyunk mellett töltődött, amíg aludtunk. A napjainkra jellemző némi flexibilitás, nagy valószínűséggel azzal kapcsolatban, hol és mely pillanatban éppen min dolgozunk. Szeretnénk fejleszteni a készségeinket, szeretnénk tanulni sokkal többet, mint amennyit most tanulunk. Gyakran azt vesszük észre, hogy már megint több feladaton dolgozunk egyszerre, és megint nem tudjuk, ez hogyan történt, miközben egyik feladattal sem vagyunk elégedettek. Nehezen tartjuk a lépést az e-mailekkel és a különböző üzenetküldő alkalmazásokkal, és gyakran elfelejtünk válaszolni. Nem olvasunk annyit, amennyit szeretnénk. A munkahelyi gondokat hazavisszük, az otthoni gondokat pedig visszük magunkkal a munkahelyre. Gyakran feszültek vagyunk. Sokkal ritkábban találkozunk a szeretteinkkel, mint szeretnénk, és nem vagyunk teljesen jelen abban, amivel éppen foglalkozunk. Számos produktivitásnövelő módszert kipróbáltunk már, de egyik sem működött hosszú távon. A szakmai és a magánéletünk egyáltalán nincs egyensúlyban. Fáradtak vagyunk. Azt is sejtjük, hogy a közösségi média többet vesz el, mint amennyit ad, és mégis görgetünk tovább.

Azt kívánjuk, bárcsak több időnk lenne.

Ön talán:

• Egyetemista, akinek gondot okoz a halogatás, és nehezen tartja a határidőket.

• Szabadúszó, akinek egyszerre több ügyfele van, és egyszerre több munkát is végez, miközben folyamatosan új munkákat keres, próbálja fejleszteni a készségeit, és persze igyekszik számon tartani, hogyan állnak a kiállított számlái.

• Távmunkában dolgozik, és kezelnie kell az ezzel járó szabadságot és választási kényszert.

• Művész, akinek össze kell egyeztetnie az ihletet és a művészi önkifejezést a határidőkkel és a végeredménnyel.

• Atléta, esetleg crossfit- vagy személyi edző, aki edzésterveket és étrendeket állít össze saját magának és az ügyfeleinek.

• Szülő, akinek össze kell egyeztetnie a munkát, a családot és minden egyebet.

• Egyedülálló szülő, akinek ezernyi csatát kell megvívnia, látszólag egyedül.

• Írói válságba került szerző.

• Vállalkozó, aki próbál kijönni a pénzéből, miközben fel kell lendítenie a vállalkozását.

• Friss nyugdíjas, aki nem tud mit kezdeni hirtelen a szabadidővel

• Értékesítési vezető, aki úgy érzi, hogy nem tud minden ügyfelének kellő figyelmet biztosítani.

• Olyasvalaki, aki diagnosztizáltan ADHD-vel él, ezért problémát jelent számára a figyelem.

Noha mindannyian egyéni háttérrel, személyiséggel és neurobiológiai beállítottsággal rendelkezünk, a modernitásra jellemző globalizáció, digitalizáció és interkonnektivitás valamelyest lehatárolta és homogenizálta azt, ahogyan az életet megtapasztaljuk. Mindannyian nagyjából ugyanazt az életet éljük, és hasonlóan szenvedünk.

Mindannyiunknak jól jönne egy kis útbaigazítás. Mindannyian szeretnénk előtérbe helyezni önmagunk legjobb verzióját. Mindannyian szeretnénk jobb szokásokat kialakítani. Mindannyian inkább a jelenlegi életmódunkon és munkamódszerünkön szeretnénk dolgozni, nem pedig mindent megváltoztatni. És mindannyian szeretnénk egy egyszerű módszert, amivel mindezt megvalósíthatjuk.

Erről szól ez a könyv.

A világ különböző tájairól származó timeboxing-történetek alátámasztják, hogy nem vagyunk egyedül a problémáinkkal, és a dolgok könnyűszerrel sokkal jobb irányt vehetnek. A különböző kontinensekről származó történetekből több olyan életutat is megismerhetünk, amelyek során a timeboxing gyakorlata a kényelem, a produktivitás, és sok esetben az öröm forrása is lett. Ezek a történetek is alátámasztják, hogy a timeboxing nagyon széles körben hasznos, és bízom benne, hogy mindenki megtalálja benne a választ.

Használati utasítás a könyvhöz

A könyv négy részből áll:

• ELSŐ RÉSZ – HIT: Ez a rész megalapozza a meggyőződést, hogy a timeboxing hasznos lesz a számunkra, működik, és az előnyei meg fogják változtatni az életünket.

• MÁSODIK RÉSZ – TERVEZÉS: Ez a rész segít kiválasztani és létrehozni a megfelelő időcellákat, általában a timeboxolandó nap előestéjén vagy reggelén. Ezekben a fejezetekben arra a kulcsfontosságú 15 percre fókuszálunk, amelyik meg fogja határozni a következő 15 órát.

• HARMADIK RÉSZ – CSELEKVÉS: Ez a rész azt az időszakot segíti, amikor az olvasó már benne van az időcellákban, vagyis a munkanapot és a gyakran kiszámíthatatlan életet.

• NEGYEDIK RÉSZ – ELSAJÁTÍTÁS: Ebben a részben arra buzdítom az olvasót, hogy tegye olyan állandó szokásává a timeboxingot, amely alkalmazható az élete három harmadára: a munkára, a pihenésre és az alvásra. Ennek a résznek a célja biztosítani, hogy a timeboxing éveken, sőt évtizedeken keresztül működőképes legyen, ne csak néhány hónapig.

A timeboxing legalább annyira mentalitás, mint módszer. Az olvasónak tudatosítania kell, hogy mennyire fontos a megfelelő időgazdálkodás, valamint azt is, hogy bármikor képes megváltoztatni a viselkedését, illetve azt, hogy a timeboxingnak számos előnye van.

Mindez csak másik megfogalmazása annak, hogy a pozitív hozzáállás és a módszerbe vetett hit elengedhetetlen ahhoz, hogy a timeboxing (ahogy bármilyen más fontos viselkedésbeli változtatás is) tartós szokássá váljon. Az ELSŐ RÉSZ – HIT ilyen mentalitás megalapozásában fog segíteni. A megfelelő hozzáállás és hangulat megalapozása után szükségünk lesz egyszerű és érthető magyarázatra, amelyből kiderül, hogy pontosan mi a teendő és milyen lépéseket kell megtennünk. A TERVEZÉS és a CSELEKVÉS részek ezt szolgálják. Végül pedig az ELSAJÁTÍTÁS részben az alkalmazásról az ismétlésre kerül a hangsúly, és ahogy az olvasó megtanulja a timeboxingot a saját, folyamatosan változó igényeire szabni, el fogja sajátítani a módszert.

A könyv nyelvezetét és felépítését tekintve egyaránt arra törekedtem, hogy hasznos és gyakorlatias legyen. A rövid és egyszerű, átlagosan kétezer szó hosszú fejezeteket szinte bárki tíz perc alatt elolvashatja. Ilyen rövid időintervallumokra még a legzsúfoltabb naptárakban is sort lehet keríteni. És egészen felemelő, amikor az ember egy fejezet végére ér. Vonzó lehet az olvasó számára, hogy mindössze napi pár perc ráfordítással egy hónap alatt könnyen elolvashatja a könyv huszonnégy fejezetét. Minden fejezethez tartozik egy ismertető metaadat-gyűjtemény is, amely lehetővé teszi az olvasó számára, hogy a legtöbbet hozza ki az olvasmányból. Az elején megtaláljuk az adott fejezet kulcsszavait, valamint egy idézetet, amelyek tájékoztatnak arról, mire számíthatunk, illetve fel is készítenek az elolvasandókra. A fejezetek végén pedig két összegzést találunk: az egyik az olvasottak elismétlése és áttekintése, míg a másik az anyag különböző szempontok szerinti személyes vonatkozású átgondolására sarkall.

Timeboxoljunk olvasás közben. Maga a könyv és a timeboxing sokkal hasznosabbnak fog bizonyulni, ha az elméletet a gyakorlatban is felhasználjuk. Az időcellák eleinte nem lesznek tökéletesek – azt fogjuk tapasztalni, hogy túl nagyok, túl kicsik, túl sok vagy túl kevés van belőlük. Megtörténhet, hogy elbizonytalanodunk. De hamarosan magabiztosabbak leszünk, és az időcellák is gyorsabban fognak javulni, ha tanulás közben már gyakoroljuk is a módszert, illetve menet közben tanulunk. A 14. Ez a fejezet című szakasz kifejezetten erről szól, de azt javaslom, hogy már a könyv elején azonnal lássunk neki a kísérletezésnek. Ilyen módon hamarabb észrevesszük majd, mi az, ami kihívást jelent, és célzottan kereshetjük rá a megoldást a szövegben. A timeboxing elkezdéséhez nincs szükség különleges felszerelésre, mások segítségére, és az első fejezetben egy gyorstalpalót is találunk. A fejezetek elején található szószámláló és becsült olvasási idő pedig még könnyebbé teszi a könyv timeboxolását. Sőt dönthetünk úgy, hogy timeboxoljuk az első fejezet elolvasását, amely tevékenység két perc múlva fog elkezdődni. Ha esetleg ódzkodnánk ettől… legalább tegyük fel magunknak a kérdést, hogy ez vajon minek tulajdonítható.

Ahogy olvasás közben elkezdjük elsajátítani, majd alkalmazni a timeboxing-hozzáállást és módszert, változások sorát fogják észlelni. Úgy fogjuk érezni, hogy sokkal inkább kézben tartjuk a munkánkat, mint korábban. De általában is azt fogjuk tapasztalni, hogy megerősödött az ágencia érzése. Sokkal hatékonyabban fel tudjuk majd mérni, hogy egy-egy munka mennyi időt vesz igénybe. Mindig lesz válaszunk arra a kérdésre, hogy „Most éppen mivel kellene foglalkoznom?”. Kevesebb időt fogunk elpocsékolni felesleges tevékenységekre és kényszeres viselkedésekre, mert a saját szándékainknak megfelelően fogunk cselekedni, amely szándékokat a tiszta és nyugodt gondolkodás pillanataiban határoztunk meg. Azt az időt, amit korábban elpocsékoltunk, most hasznos tevékenységekre fogjuk fordítani – nyelvtanulásra, rég elfeledett hangszer megszólaltatására, egy elhanyagolt készség fejlesztésére, egy gazos kert rendbehozatalára, egy régi kapcsolat felélesztésére. A hétvégék és a szabadságok úgy fognak zajlani, ahogy azt valóban szeretnénk. Megtörténhet, hogy azon kapjuk magunkat, amint a timeboxing előnyeit ecseteljük a családunknak, a barátainknak, sőt akár idegeneknek is. Sokkal kevesebb időt fogunk azzal tölteni, hogy bánkódunk amiatt, hogyan töltöttük el az időnket. A rövidtávú előnyök pedig idővel az életet támogató, életre szóló változássá fognak összeadódni.

Sokkal hamarabb tökéletesíteni fogják a timeboxing-gyakorlatukat, mint én. Mindazok az előnyök, amelyeket én egy évtizedes próbálkozás alatt fedeztem fel, most kevesebb, mint egy hónap alatt az önöké lehetnek. Sőt kifejleszthetik a saját élethelyzetre szabott verziót.

Jómagam egy technológiai vállalkozást vezetek{5}, és bár nagyon szeretem a munkámat, a sok egyéb feladatommal együtt meglehetősen fárasztó. A timeboxingnak köszönhetően azonban jelentős mértékben kézben tudom tartani az egészet. Ezzel a módszerrel mindig ki tudom választani, hogy mire kell nagyon odafigyelnem, és abban is segít, hogy kellőképp tudjak koncentrálni az adott dologra. A mindennapok káoszában és a számtalan feladattal járó felelősség közepette megnyugtató – és erőt adó – egyszerre egy dologgal foglalkozni.

Úgy vélem, hogy ez a módszer természetes és hozzáférhető, és lehetővé teszi számunkra, hogy több dolognak a végére érjünk, jobban érezzük magunkat, és azt az életet éljük, amire valóban vágyunk. Bízom benne, hogy a timeboxing mások számára is az lesz, ami számomra lett: az egész életet megváltoztató útmutatás, amely meghozza a rég vágyott békét és produktivitást a zsúfolt és kusza mindennapokba.

ELSŐ RÉSZ

HIT

A könyv első részében felvázolom, hogy pontosan mi is a timeboxing, illetve támogatni fogom az olvasót a szükséges meggyőződés és motiváció kifejlesztésében, hogy tudatosan eldöntse, mikor mivel szeretne foglalkozni. Hamarosan látni fogjuk a timeboxing számos előnyét, és a saját életünk vonatkozásában is szemügyre vehetjük.

„Az emberek órával kezükben gondolkoznak, amint a szemüket a tőzsdei jelentésre meresztve ebédelnek. Úgy élnek, mintha folyton elmulasztanának valamit.”

(Friedrich Nietzsche)

1. A timeboxing a megoldás

Kulcsszavak

meghatározás, kuszaság, kimaradástól való félelem (Fear Of Missing Out – FOMO), ágencia, szándék, módszer, mentalitás

Szavak száma

2135

Olvasási idő

11 perc

Mi a timeboxing?

A timeboxingot gyakran összemossák és összetévesztik az időgazdálkodás hasonló megnevezésű megközelítéseivel, mint például a time-blockinggal, az ütemezéssel, a napi tervezéssel, a single-taskinggel, a naptárkezeléssel és a napi időbeosztással.

A különféle következetlen, olykor egymással átfedésben levő meghatározás azonban nem jó recept ahhoz, hogy könyvet írjunk a témában. Ezek ugyanis sem együttesen, sem egyenként nem kielégítőek. Ezért javaslom, hogy a timeboxingot úgy határozzuk meg, mint:

Módszer és mentalitás, amely lehetővé teszi:

• még azelőtt kiválasztjuk az aznapi elfoglaltságainkat, hogy felmerülnének a napi figyelemelterelő tényezők;

• minden egyes feladatunk megjelölését a naptárunkban, a kezdeti és végpontját;

• egyszerre egy dologra figyelnünk;

• minden feladatunkat elfogadható (nem tökéletes) minőségben kell elvégeznünk.

Ez a meghatározás magában foglalja a gyakorlat legfontosabb elemeit: a szándékosságot, a figyelmet, a teljesítményt, a rendet, valamint az időcellának a létrehozását és a teljesítését. Kitér arra a lényeges szempontra is, hogy akkor és csakis akkor érdemes létrehozni az időcellákat, amikor megvannak a szükséges eszközeink. Civilizált társadalomként meghozott szabályaink mindegyike (a törvény, a kódolási konvenciók, a házirendek) úgy születik, hogy valaminek a kezdetén, a nyugalom és a megfontoltság pillanataiban meghozunk bizonyos döntéseket (ezeket a döntéseket gyakran kiválasztott bizottság hozza meg) annak érdekében, hogy hosszú távon gördülékenyebbé tegyük az életet. A timeboxing ezt az elvet különleges és sajátos körülményre alkalmazza: önre.

Noha ez nem egészen nevezhető meghatározásnak, a timeboxingot tekinthetjük a feladatlistánk és a naptárunk szintézisének. A feladatlista megmondja, hogy mit kell megtennünk. A naptár megmondja, mikor kell megtennünk. A kettő együtt pedig gyakorlatiasabb és hatékonyabb, mint külön-külön.

Érdemes ugyanakkor különbséget tenni a timeboxing és a time-blocking között. A time-blocking azt jelenti, hogy bizonyos időintervallumokat elkülönítünk egy-egy feladat elvégzésére. A timeboxing pedig nem más, mint time-blocking + elköteleződés amellett, hogy időben elvégezzük az adott feladatot az adott cellán belül. Míg a time-blocking a kizárólagos figyelemről szól, addig a timeboxing lényege a kizárólagos fókuszálás + meghatározott végeredmény.

Milyen problémákra kínál megoldást?

Az a problémánk, hogy nem megfelelően gazdálkodunk az időnkkel. Halogatunk. A teljesítményünk a kelleténél alacsonyabb. Nem érezzük szabadnak magunkat, még a szabadidőnkben sem. Túlvállaljuk magunkat. Szorongunk. A bevezetőben felsoroltak sokunkra jellemzőek.

Napjainkban többnyire azért esik nehezünkre helyesen gazdálkodni az időnkkel, mert:

• A szellemi munkának soha nincs vége.

• Folyamatosan választások előtt állunk. A választási kényszer pedig nyomasztó, mert úgy érezzük, hogy mindig jól kell választanunk. Miközben a legtöbb lehetőség, amely közül választanunk kell, ostobaság. A választék bősége az ostobaságok bőségéből fakad.

• Félünk a kimaradástól (FOMO), ami abból fakad, hogy nagyon is tudatában vagyunk mindannak, ami másutt történik, ezt pedig a közösségi médiának köszönhetjük.

• Az algoritmusok kontrollja más emberek kezében van. Elvesztettük a szabadságunkat és az ágenciánkat.{6}

• Nincs sok időnk – mindössze négyezer hét, amint arra Oliver Burkeman rámutatott. A véges lehetőségeink tekintetében pedig, mint például a nagyszüleinkkel, az unokáinkkal, a szüleinkkel és a legközelebbi barátainkkal eltöltött idő, ennél sokkal kevesebb hét áll a rendelkezésünkre.

Az mindig kérdés, hogy egy adott pillanatban éppen mivel kellene foglalkoznunk. A filozófia folyamatosan küzd ezzel a kérdéssel, Platón etikájától kezdve Kant hipotetikus imperatívuszán{7} keresztül egészen az egzisztencialistákig, akik létünk célján töprengtek, és feltették a kérdést, ha már itt vagyunk, mihez érdemes kezdeni. De ez a kérdés az irodalmat is átitatja – gondoljunk csak Camus Mersaultjának (Közöny) helyzetére és viselkedésére, George Cockroft Kockavetőjére vagy Didire és Gogóra, akiket Becket a Godot-ra várva című művében alkotott meg.

Egyszerű és meggyőző a gondolat, miszerint az életünk nem más, mint a tapasztalataink halmozott összege, és szabad akarattal bíró értelmes lényként nagymértékben meg tudjuk választani a tapasztalatainkat. Válassz jól, és jól fogsz élni. Válassz rosszul, és rosszul fogsz élni. A probléma mindössze annyi, hogy gyakran választunk rosszul. A probléma mindössze annyi, hogy korántsem élünk olyan jól, mint ahogy lehetne.

Mitől kivételes a timeboxing?

Bizonyos jellemzői egyértelműen rávilágítanak, hogy a timeboxing mint módszer és mint mentalitás egyaránt erőteljes.

A tisztánlátás kedvéért: a jellemzők a módszer tulajdonságai – vagyis ezek adják a mibenlétét. Ezzel szemben az előnyei azt mutatják, hogy miben lesz jobb az életünk a módszer által. Üzleti nyelven szólva: a jellemzők beszélnek, az előnyök eladnak. Ez a fejezet a timeboxing jellemzőiről szól, míg a könyv első részének hátralévő szakasza a módszer működését alátámasztó bizonyítékokra (lásd 2. fejezet – Működik), valamint az előnyeire fókuszál (lásd 3–8. fejezet).

A timeboxing logikus. Következetesen döntést hozunk az életünk legfontosabb területeit illetően, rangsoroljuk, és kellő figyelmet fordítunk rájuk. Miközben így teszünk, folyamatosan optimalizáljuk a tapasztalatainkat, vagyis azt, ahogyan az időnket használjuk – óráról órára és napról napra. Számunkra, akik már használjuk a módszert, egyetlen kérdés maradt: hogyan lehet timeboxing nélkül élni?

A timeboxing természetes. Pontosabban: a természetes kiterjesztése annak, amit már egyébként is csinálunk. A szakmai életünknek körülbelül fele (megbeszélések, ingázás, együttműködések) és a szabadidőnk egy része is (vezetési órák, mozilátogatások, masszázs, étteremfoglalás) előre meghatározott kezdeti és végső ponttal rendelkezik. Tegyük fel, hogy a munkanapunkból négy, a szabadidőnkből pedig két óra az, ami előre be van osztva – ez összesen hat óra. A timeboxing ennek a kiterjesztése, ezért természetesnek érezhetjük. A gyakorlat lényege, hogy ránézünk a hátramaradó ébren töltött órákra (a fenti példa esetében tíz óra marad), és eldöntjük, hogy ennek az időnek egy részét hogyan tudnánk a legjobban eltölteni. Könnyebb lesz ezt szokássá alakítanunk, ha úgy állunk hozzá, hogy az eleve időcellákba rendezett hat órát emeljük nyolcra, tízre majd tizenkettőre, nem pedig a nulláról indítunk. Mivel már eleve timeboxolunk, bátran használjuk a meglévő rendszereket és folyamatokat, és a könyv hatására majd felülvizsgáljuk és megkíséreljük optimalizálni. Mindebből láthatjuk, hogy számos önsegítő módszerrel ellentétben a timeboxing nem teljesen idegen gyakorlat, amelyet bele kell kényszerítenünk egy eleve túlzsúfolt, megszokásokon és megrögzött viselkedésmintákon alapuló életvitelbe.

A timeboxing megvalósítható. Vigyünk fel egy tételt a naptárba, rendeljünk hozzá egy megfelelő időtartamot, és már készen is vagyunk! Vesszük a leghatékonyabb módszert, teljes mértékben rá fókuszálunk, önök pedig belevetik magukat – közben pedig kitanulják – annak érdekében, hogy elsajátítsák, majd a saját életükhöz alakítsák.

A timeboxing összegző jellegű. Az időkezelésnek számos megközelítése létezik. A timeboxing pedig nemcsak egybecseng ezekkel, hanem mindegyiket támogatja. Ha az Eisenhower-mátrixot választottuk (a feladatok fontos és sürgős 2×2-es mátrixba rendezése), akkor csak annyi a tennivaló, hogy beírjuk a legfontosabb és a legsürgősebb tennivalókat az időcellákra osztott naptárba. Amennyiben a békacsókolgatásban hiszünk (azaz abban, hogy a legnehezebb feladatot rögtön a nap elején kell elvégezni), behelyezheti ezeket a békákat a naptárába. Ha a köveket helyezi a kavicsok és a homok elé (vagyis a kisebb feladatokat a nagyobbak köré szervezi) akkor ennek megfelelően helyezzük el a feladatokat a cellákban, a legnagyobbakkal az élen. Abban az esetben, ha a 80/20 szabályra esküszünk (tehát, hogy a következmények 80%-a az okok 20%-ából fakad), akkor azonosítsuk be a létfontosságú feladatokat, és vigyük fel a naptárba a számos banális feladat elé. Ha a csoportosítók táborát erősítjük, akkor csoportosítsunk bátran, és timeboxoljuk az egyes csoportokat! Amennyiben úgy véljük, hogy az energiaszintünk nagyban meghatározza a személyes produktivitást, úgy a kreatív és az adminisztratív teendőket, de még az étkezéseket is, a testedzést és a szüneteket időzítsük olyan módon, hogy mindegyik a megfelelő napszakra essen. Ha az étkezés része a személyes produktivitás tervnek, akkor a timeboxing emlékeztet a szükséges falatokra és italokra. A timeboxing rugalmasan összeegyeztethető minden egyéb időkezelési módszerrel – egy szokás mind fölött. (De ne hagyjuk figyelmen kívül, hogy ezen módszerek közül több is ellentmond egymásnak: mi történik például akkor, ha az energiaszintünk azt kívánja meg, hogy a fontosabb feladatokkal a nap későbbi szakaszában foglalkozzunk? Mi történik akkor, ha a feladatok nehézségi szint szerinti rendszerezése nincs összhangban – és természetesen gyakran ez lesz a helyzet – a jelentőség vagy időtartam szerinti rendszerezéssel?)

A timeboxing aránylag ismeretlen. A nagyközönség sokkal ritkábban keres rá a „timeboxing” kifejezésre, mint az egyéb módszerekre. Az „Eisenhower-mátrix” és a „Pomodoro-módszer” kifejezésekre sokkal többször keresnek rá, mint arra, hogy „timeboxing”. Az olvasó tehát egyelőre a timeboxolók aránylag szűk, és különleges kisebbségéhez tartozik. Azonban egyre többen vannak, akik felismerik a módszer előnyeit, és örömmel élnek is vele. És ez a módszer korántsem játékelméleti titok, amit zárt körben kellene tartani annak érdekében, hogy megőrizze az értékét. A timeboxing mindenkinek az előnyére válik. Sőt, minél többen timeboxolnak, annál jelentősebb a kollektív szinkron, és ebből fakadóan a kollektív harmónia (lásd 6. fejezet – Együttműködés).

A timeboxing alapjai, hogy azonnal nekiláthassunk

A következő fejezeteket sokkal hasznosabbnak fogjuk találni, ha az olvasásuk közben aktívan timeboxolunk. Képtelenség lenne a módszer összes előnyét és árnyalatát, az alkalmazása mellett szóló összes érvet, és minden fortélyát belesűríteni az első fejezetbe. Ezért álljanak itt a meghatározáson túlmutató alapok, hogy közelebbről is megismerhessük a timeboxingot, és már holnaptól, sőt akár most azonnal elkezdhessünk kísérletezni vele.

Az első a megfelelő gondolkodásmód. De szükség lesz a pozitív hozzáállásra is, és hinni kell abban, hogy a módszer működik. A tény, hogy a kezünkben tartjuk ezt a könyvet, és már eljutottak eddig, arra utal, hogy egész jól állunk. Ne feledjük: az első rész hátralévő fejezeteiben még számtalan bizonyítékot találunk arra, hogy a timeboxing előnyei rendkívül szerteágazóak.

Ami pedig a módszert illeti, a timeboxing tulajdonképpen két tevékenységből áll: a tervezésből és a cselekvésből – ezekre a könyv második és harmadik részében fogunk részletesen kitérni. Íme, miben áll ez a két tevékenység:

Tervezés (a nap előtt)

• Még mielőtt elködösítenék elménket a napi teendők, szánjunk kis időt (15-30 perc) arra, hogy eldöntsük, aznap mi a legfontosabb, és mit kell mindenképpen elintéznünk.

• Állítsunk be napi rendszerességű (lehetőleg digitális) emlékeztetőt erre a reggeli (vagy előző esti) tervezésre, hogy sohasem feledkezzünk meg róla.

• Nézzék át a feladatlistánkat. Ha még nem vezetünk ilyen listát, akkor ideje elkezdeni! A feladatlisták ugyanis nagyon jól kiegészítik a timeboxolást: minél jobb a lista, annál hatékonyabb a timeboxing.

• Válasszuk ki a lista legfontosabb és legsürgetőbb elemeit, majd vigyük fel azokat a naptárba. Pontosan mérjük fel, hogy az egyes feladatok mennyi időt fognak igénybe venni. Egyelőre még ne foglalkozzunk a rangsorolással – csak vigyük fel a feladatokat.

• Kezdjük el, ha követünk el hibákat, tanuljunk belőle. Kezdetben gyakran alá- vagy túlbecsüljük majd, hogy egy feladat mennyi időt fog igénybe venni. Ez teljesen természetes.

Cselekvés (napközben)

• Időben kezdjük el!

• Iktassuk ki a figyelmet elterelő tényezőket – amelyek közül egyértelműen az okostelefon a legveszélyesebb.

• Tartsuk magunkat a tervhez. Ne vonjuk kétségbe, és ne gondoljuk meg a korábbi döntésünket. A sürgős helyzeteket leszámítva mindig maradjunk annál, amit a tervezési szakaszban nyugodtan és tisztán átgondoltunk, mert ez egészen biztosan célravezetőbb lesz, mint bármi, ami a napi pörgés közben reaktívan eszünkbe jut.

• Időben érjünk a végére. Végezzük el a feladatot. Ne engedjük, hogy a tökéletesség iránti vágy aláássa a jó eredményt. A jó az esetek többségében éppen elég jó.

• Fogadjuk meg, hogy amint végzünk egy időcellával, megosztjuk a teljesítményünket. Így motiválhatjuk önmagunkat, hogy elvégezzük a feladatokat, és elég jó teljesítményt nyújtsunk ahhoz, hogy az megosztható legyen – látni fogjuk, hogy ez fontos mérce.

• Készüljünk fel, hogy gyakran adódnak majd olyan dolgok, amelyek elvonják a figyelmünket, és másfelé terelnek. Amikor ez megtörténik, mindig térjünk vissza az időcellánkhoz (a naptárhoz) és az eredeti feladathoz. Minél több tapasztalatot szerzünk ezen a téren, annál kevesebb lesz a figyelemelterelő tényező, és ami felmerül, az is rövidebb életű lesz.

A téma, amelyről éppen olvasunk, vagyis a timeboxolás, általában alkalmas arra, hogy menet közben kísérletezzünk vele. Minden reggel, amikor felébredünk, újabb esélyt kapunk a tanultak kipróbálására, valamint arra, hogy kísérletezzünk vele, megkérdőjelezzük, illetve a sajátunkká tegyük. Ne szalasszuk el ezt a lehetőséget! Lehet, hogy könnyebben beleszokunk, ha eleinte csak minden második nap timeboxolunk (mondjuk hétfőn, szerdán és pénteken, vagy kedden és csütörtökön). Ha ezt a módszert választjuk, akkor lehetőségünk lesz megfigyelni, hogy miben különböznek a timeboxolt napok a többitől. Várhatóan hamarosan késztetést fogunk érezni, hogy minden napunkat timeboxoljuk.

Mostanra már elég tiszta képet alkothattunk arról, pontosan mit is takar a timeboxing. Azt mondhatnánk, hogy az összes tartozékot kivettük a dobozból, és szemügyre vehettük. Biztatok mindenkit arra is, hogy már a könyv olvasása közben kezdjék el a timeboxolást.

A következő fejezetekből látni fogjuk, hogy a módszer működik, és az előnyeiről is bővebben olvashatunk. Bízom benne, sőt számítok rá, hogy a timeboxing erősségei és előnyei meggyőznek mindenkit arról, hogy különleges módszer. Ez nem újabb produktivitást növelő tipp. Még csak nem is az egyik legjobb időkezelési módszer. Hanem a legjobb időkezelési módszer. De még az is lehet, hogy ez a lehető legjobb életvezetési módszer.

Összefoglalás

• A probléma, amelyre a timeboxing megoldást kínál nem más, mint az, hogy nem megfelelően használjuk az időnket.

• A timeboxing alkalmazása a következőket jelenti:

• A teendők kiválasztása, még mielőtt elkezdődik a nap.

• Minden feladat bevezetése a naptárba, kezdeti és végponttal együtt.

• Egyszerre egy dologgal foglalkozni.

• Minden feladat elfogadható (nem tökéletes) színvonalú elvégzése.

• A timeboxing bizonyos értelemben a feladatlista és a naptár találkozása.

• A gondolkodásmódot és a módszert egyaránt sokkal könnyebben elsajátíthatjuk, és többet kihozhatunk ennek a könyvnek az elolvasásából, ha már olvasás közben elkezdünk kísérletezni.

Átgondolásra

• Mit gondoltak a timeboxingról, mielőtt a kezükbe vették ezt a könyvet?

• Válasszák ki az egyik saját produktivitásnövelő módszerüket. Hogyan egyeztetnék össze a timeboxinggal?

• Mit gondolnak, a tegnapi ébren eltöltött 16 órából mennyi telt hasznosan?

• Íme, a tíz legnépszerűbb időkezelési módszert és tanácsot tartalmazó lista. A timeboxing bizonyos mértékben mind a tízhez kapcsolódik, és nyolccal mélyen összefonódik. Melyik ez a nyolc?{8}

• Feladatok rangsorolása

• Feladatlista létrehozása

• Naptár használata

• Határidők felállítása

• Szünetek beütemezése

• Feladatok átadása

• Figyelemelterelő tényezők kiiktatása

• Időkövetés

• Összetett feladatok lebontása

• Technikai vívmányok kihasználása

„Óriási hiba elméletet alkotni, mielőtt rendelkezésre állna az összes bizonyíték. Ez ugyanis eltorzítja a megítélését.”

(Sherlock Holmes)

2. Működik

Kulcsszavak

bizalom, hitelesség, tudomány, bizonyíték, hit, szándék, cél, megvalósítási szándék, elköteleződés

Szavak száma

1945

Olvasási idő

10 perc

A timeboxing működik. Ebben azért hiszek, mert magamnál és másoknál is láttam, hogy működik. Ahogy már korábban is írtam, ezt önöknek is el kell hinniük, mégpedig azért, hogy ki akarják próbálni, majd be akarják építeni az életükbe. Ezért szánjunk egy fejezetet – kevesebb mint tizenegy percet – a bizonyítékok megvizsgálására, és majd kiderül, hogy elég meggyőzőnek találjuk-e.